Le guide du commerçant

Les avoirs

En cas de retour d’un client ou d’erreur sur votre ticket de caisse, il est nécessaire de réaliser un avoir. De la même manière, un fournisseur devra vous en remettre un en cas d’erreur de facturation ou de retour produit. Fastmag vous explique la place de ce document dans votre comptabilité et vous livre quelques conseils pratiques.

Qu’est-ce qu’un avoir ?

Une facture ou un ticket de caisse est une pièce comptable. Dès que l’un ou l’autre est émis, il est interdit par la loi de les supprimer même en cas d’erreur ou de retour. Il est alors nécessaire de réaliser une écriture comptable pour corriger l’erreur en annulant la facture ou le ticket de caisse. Cette écriture comptable se présente sous la forme d’un document légal indiquant l’écriture comptable réalisée : l’avoir.

Une facture d’avoir annule donc une part de votre chiffre d’affaires réalisé antérieurement. C’est pourquoi, il est essentiel d’avoir une gestion rigoureuse de vos avoirs afin de ne pas être contraint de déclarer un CA qui n’aurait pas été payé, ce qui peut arriver lorsque l’on fait du négoce. 

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Quels sont les différents types d’avoir ?

Les avoirs sont de deux natures : 

  • Avoirs en faveur de vos clients
  • Avoirs de vos fournisseurs en votre faveur

Dans les deux cas, ils couvrent des réalités différentes que votre logiciel de caisse doit normalement pouvoir gérer. 

1. Cas de la facture d’avoir commercial

Il s’agit généralement d’un avoir accordé pour régler un litige provoqué par un retard de livraison ou lorsque le client se plaint de la qualité du produit, par exemple. 

2. Cas de la facture d’avoir après retour de marchandise

Après un retour de produit, la facture est déjà réalisée. Il est donc nécessaire de réintégrer le produit rendu au stock et d’émettre un avoir total pour la facture émise. 

3. Cas de la facture d’avoir pour corriger une erreur

Lorsqu’on commet une erreur dans la saisie de sa facture, il faut l’annuler partiellement ou totalement ; la seconde option étant préférable en cas d’erreurs trop importantes. 

Aspect pratique des avoirs

Un avoir est une facture. Il reprend donc les informations que l’on retrouve sur cette pièce comptable avec quelques ajouts ou modifications :

  • le terme « avoir » remplace le terme « facture » en début de document,
  • le numéro de facture à l’origine de l’avoir, 
  • le montant HT de l’avoir, le TTC et la TVA.

Le net à payer ainsi que les conditions de paiement n’ont pas à être indiqués dans la mesure où ce n’est pas une facture à régler. Cependant, il est possible de mentionner les modalités de compensation de l’avoir, comme le numéro de chèque. 

Enfin, il n’y a pas de règle concernant la numérotation des avoirs. Il est donc possible de choisir entre :

  • une numérotation fondue dans celle des factures,
  • une numérotation séparée de celle des factures.

En résumé

Un avoir peut s’apparenter à un bon de réduction correspondant à une facture. Il est de deux types : entrant quand il est édité par son fournisseur ; sortant quand il est édité pour un client. Son objectif :

  • enregistrer le mouvement d’un produit en stock,
  • intégrer ce mouvement dans la comptabilité,
  • prouver l’annulation du paiement de la facture originale.