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Comment réaliser une comptabilité auxiliaire ?

La comptabilité auxiliaire consiste à gérer un ou plusieurs comptes auxiliaires. Ces derniers regroupent toujours des tiers de nature identique (clients, fournisseurs, banques…) sous un numéro de compte général. Découvrez comment simplifier votre comptabilité par la mise en place de comptes auxiliaires nécessitant la mise en place d’un logiciel de gestion pour plus de praticité, comme FASTMAG Négoce.

Objectif de la comptabilité auxiliaire

Selon les comptes auxiliaires créés, la comptabilité auxiliaire porte sur le traitement et à l’enregistrement de toutes les factures fournisseurs, mais aussi la gestion des relances, la facturation client, les déclarations de TVA et des rapprochements bancaires. Ce modèle de comptabilité est assez souvent rencontré au sein des PME. La comptabilité auxiliaire favorise ainsi un meilleur suivi des opérations qu’elle permet de mieux cerner.

Exemple d’un compte auxiliaire fournisseur

Prenons l’exemple d’un fournisseur auprès duquel des commandes sont régulièrement passées. En affectant un code numérique à ce dernier, on peut facilement suivre l’ensemble des mouvements comptables liés à ce compte fournisseur ; des mouvements que l’on peut chercher autant par le numéro d’affectation que par la date de saisie d’un bon de commande ou de réception de la facture… Cela est d’autant plus simple que les écritures effectuées sur les comptes auxiliaires se saisissent par journalisation, c’est-à-dire par relevé chronologique de toutes les opérations.

Ainsi, la comptabilité auxiliaire facilite la mise en perspective des opérations comptables, ce qui facilite grandement la préparation des opérations de bilan qui détermine ce que l’entreprise possède et doit.

Les opérations réalisées grâce à la comptabilité auxiliaire

Grâce à la mise en place d’une comptabilité auxiliaire la personne en charge de leur suivi est à même de :

  • contrôler l’historique des factures (celles qui sont réglées) et l’encours (celles qui sont à régler) ;
  • retrouver facilement les factures dues aux différents fournisseurs ;
  • détecter rapidement les potentiels doublons ;
  • déceler les factures non éditées ;
  • imprimer des comptes auxiliaires selon différents critères ;
  • vérifier la balance générale grâce aux balances auxiliaires.

La nécessité d’un comptable auxiliaire

Pour assurer le suivi de toutes ces opérations, une entreprise qui souhaite mettre en place une comptabilité auxiliaire doit absolument recruter un comptable auxiliaire. Ce professionnel polyvalent est en effet capable de gérer la comptabilité quotidienne de la société, mais également la trésorerie et le contact avec les tiers (clients et fournisseurs). Dans la cadre de ses missions, il est donc amené à :

  • contrôler et saisir les factures des fournisseurs ;
  • procéder au règlement des factures tiers ;
  • vérifier et noter les remontées de caisse ;
  • étudier les comptes de l’entreprise ;
  • assister l’expert comptable lors du bilan.

Pour conclure, tenir un comptabilité auxiliaire en créant des comptes tiers ou comptes auxiliaires permet d’avoir une vision juste de sa comptabilité à tout instant.

En résumé

  • Une comptabilité auxiliaire ne traite que des comptes tiers (clients, fournisseurs)
  • Elle permet le suivi de tous les mouvements d’un tiers grâce à l’attribution d’un code numérique
  • Elle est un outil précieux d’aide à la préparation des bilans
  • Elle est effectuée par un comptable auxiliaire