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Comment relancer une facture ?

Les factures impayées font partie de la vie des entreprises et sont à l’origine de 25 % des défaillances françaises. Pour éviter cette situation, il est essentiel de relancer une facture au plus vite en adoptant une gestion agile du recouvrement.

Anticiper les factures impayées

L’anticipation des impayés est essentielle pour relancer les factures efficacement. Elle repose sur trois impératifs qui tendent à optimiser le temps de relance.

1. La bonne connaissance de ses clients

Il est essentiel de disposer de l’ensemble de leurs coordonnées et de plusieurs contacts facilement joignables par téléphone ou par email. 

2. Une organisation et un classement optimisés

Bien organiser et classer les informations pour qu’elles soient facilement accessibles est indispensable. Cela permet de ne pas perdre de temps dans leur recherche, notamment celles contenues dans les documents physiques (devis, bons de commande, bons de livraison signés…).

3. Un CRM performant

Pour réunir les deux critères précédents, un CRM performant associé au logiciel de caisse est nécessaire. Par exemple, l’outil Fastmag Négoce associé à Copilot favorise une gestion agile pour relancer les factures.

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Relancer ses factures avec méthode

Il n’est pas possible de relancer une facture si elle n’est pas certaine, liquide et si sa date d’échéance n’est pas échue. Pour s’assurer de cette dernière, il est possible de s’appuyer sur Fastmag Négoce, par exemple, afin de programmer les dates d’échéance de chacune des factures et créer des alertes de relances.

1. Relancer sa facture à l’amiable

L’avantage de Fastmag Négoce est qu’il permet d’automatiser la phase amiable du recouvrement de créance. En effet, dès le délai de règlement échu, il transmet une première relance au moyen d’un mail très courtois auprès d’un contact connu. Cela permet bien souvent de recouvrer très rapidement sa créance, sans entacher de gêne une relation commerciale.

En l’absence de réponse, on peut décider de contacter le débiteur par téléphone avant de rentrer pleinement dans le processus plus formel du recouvrement de créance.

2. Envoyer une mise en demeure

L’envoi d’une mise en demeure par ses services internes ou une société de recouvrement, voire d’une sommation de payer par un huissier de justice, fait office de constat de la facture impayée. Il permet aussi d’informer le débiteur de la saisine du Tribunal compétent afin de procéder au recouvrement recouvrer la facture impayée.

3. Lancer les procédures judiciaires

Hormis les faibles montants, il est nécessaire de recourir à un homme de loi pour lancer les procédures adéquates et recouvrer sa créance. Cette voie peut être longue et coûteuse, mais permet de bénéficier de titres exécutoires auprès des tribunaux et d’obtenir des dommages et intérêts en fonction des situations.

En résumé

Le recouvrement de créance peut être minimisé si l’entreprise :

 

  • Connaît bien ses clients
  • Organise au mieux sa gestion
  • Utilise un CRM associé au logiciel de caisse

Cependant, si un client persiste à ne pas régler, elle doit lancer une procédure de recouvrement qui passe par :

 

  • Une relance à l’amiable
  • Une mise en demeure ou sommation de payer
  • Une judiciarisation de la procédure
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