Comment rédiger le cahier des charges de votre projet ERP Commerce ?
Vous souhaitez vous équiper d’un logiciel d’encaissement et de gestion de magasins (logiciel ERP Commerce) ? La rédaction du cahier des charges est la première étape du lancement d’un tel projet. C’est aussi l’assurance de sa réussite. Son objectif est de partager vos besoins avec les éditeurs en concurrence au cours d’un appel d’offres. Mais le cahier des charges est également nécessaire à chaque étape du projet : du cadrage des besoins en interne jusqu’au pilotage du déploiement du logiciel choisi. Cet article vous aidera à rédiger rapidement un cahier des charges efficace pour la recherche d’un ERP Commerce, en vous donnant des conseils d’experts et en vous proposant de télécharger gratuitement un modèle complet et didactique.
Qu’est-ce qu’un ERP Commerce (ou ERP Retail) ?
Un ERP Commerce est un logiciel qui vous permet de gérer efficacement tous les aspects de votre activité, que vous soyez commerçant indépendant ou une chaîne de magasins : l’encaissement en magasin, la gestion des stocks, des clients, de leur fidélité, des prix, des promotions, du réassort de vos magasins …
Un logiciel pour simplifier la gestion commerciale de votre activité
Au global, un ERP Commerce doit simplifier la gestion commerciale de votre activité, vous faire gagner en productivité et augmenter votre chiffre d’affaires. L’encaissement en point de vente est une priorité et vous devez choisir une solution qui permet une expérience utilisateur et client rapide et fluide. Un autre point important à ne pas négliger : un bon ERP Commerce doit être “ouvert”, c’est à dire que vous devez pouvoir le connecter aux logiciels d’éditeurs tiers (CRM, solutions e-commerce, détaxe…) que vous utilisez déjà ou que vous voudrez utiliser à l’avenir.
Fastmag Boutique, un bon exemple d’ERP Commerce
Fastmag Boutique est un bon exemple d’ERP Commerce qui est déjà plébiscité par des milliers d’enseignes de toutes tailles dont des grandes marques comme Adidas, Timberland ou Tommy Hilfiger. Il offre toutes les fonctionnalités dont peuvent avoir besoin les enseignes de ces secteurs : mode, bijouterie, maroquinerie, cosmétique et déco-ameublement. L’encaissement centralisé et hébergé dans le cloud permet le suivi de vos performances commerciales en temps réel. Fastmag permet également de gérer vos stocks et vos inventaires de manière unifiée. Il est déjà connecté à des dizaines de solutions d’éditeurs tiers (e-commerce, CRM, Détaxe, compteurs de passage…), et son API permet de connecter facilement les logiciels de votre choix.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges et pourquoi en rédiger un ?
Le cahier des charges (abréviation courante CDC) ou offre technique est un document qui va exprimer de façon détaillée votre besoin métier et fonctionnel. Ce document permet de définir le projet dans son ensemble, puis de le décliner en étapes afin de suivre de manière efficace sa mise en œuvre.
Pour identifier des objectifs communs en cohérents
Sa rédaction en interne avec les différent responsables (achats, informatique, vente, marketing…) vous permettra également de vous assurer que vous partagez des objectifs communs et cohérents en adéquation avec la stratégie de l’entreprise.
Pour choisir la solution la plus adaptée à votre besoin
Sa transmission aux différents éditeurs de solutions identifiés sur le marché, vous permettra de réaliser un appel d’offres pour évaluer chacun d’entre eux et choisir la solution la plus adaptée à votre besoin. Le temps que vous passerez à rédiger de manière précise votre cahier des charges vous fera gagner du temps au final. Vous pourrez comparer facilement et rapidement les différentes solutions proposées par les éditeurs grâce à des réponses à l’appel d’offres cadrées proposant un chiffrage précis de chaque étape du projet.
Qui rédige le cahier des charges ?
Pourquoi est-il important de bien choisir votre logiciel de caisse ?
Votre besoin est identifié ? Vous avez une idée très claire de ce que vous souhaitez pour ce projet, que ce soit en termes de fonctions, de délais ou de budget ? Vous avez identifié les contraintes liées à votre organisation, votre structure, votre activité, vos ressources humaines et matérielles ainsi que les évolutions attendues ?
Vous pouvez dès à présent vous lancer dans la rédaction de votre cahier des charges pour évaluer les solutions disponibles sur le marché et choisir la plus pertinente pour votre entreprise.
Une rédaction en interne...
La rédaction du cahier des charges peut être réalisée en interne. Il doit être rédigé de manière collaborative par les différents responsables de votre entreprise (commercial, marketing, achats, logistique, informatique) afin de formaliser ensemble des besoins et des objectifs communs et cohérents.
ou par un prestataire
Mais vous pouvez également vous faire accompagner par un prestataire (consultants, cabinet de conseils, agences spécialisées retail) pour gagner du temps. Ils collecteront votre besoin au cours d’ateliers, rédigeront le cahier des charges, s’assureront que le processus de l’appel d’offre se passe dans les règles de l’art de l’évaluation des réponses reçues jusqu’à la mise en œuvre du projet et le déploiement de celui-ci.
Comment structurer votre cahier des charges ERP Commerce ?
Pourquoi est-il important de bien choisir votre logiciel de caisse ?
Grâce au modèle complet que nous vous offrons en téléchargement, vous serez guidé sur les éléments à fournir aux éditeurs et sur la formalisation des éléments attendus de leur part en réponse à votre appel d’offres.
Sa rédaction respecte une suite d’étapes indispensables à la pertinence et à la qualité des informations fournies et des réponses attendues afin d’assurer votre réussite dans le choix du meilleur partenaire. Vous pouvez dès à présent vous lancer dans la rédaction de votre cahier des charges pour évaluer les solutions disponibles sur le marché et choisir la plus pertinente pour votre entreprise.
Le document que nous vous partageons se décline en quatre parties principales :
la présentation de votre entreprise,
la description de vos besoins et des objectifs de la consultation,
les informations attendues des éditeurs en réponse à l’appel d’offres pour la sélection de la solution gagnante,
le règlement de la consultation.
Page de garde du document
La page de garde (ou 1ère page) du document reprend les éléments essentiels : votre logo, la nature du document (Cahier des charges ERP Commerce), la date de création du document, sa version, les personnes ayant participé à la rédaction du document (noms, fonctions, service).
Partie 1 : Présentation de l’entreprise
Cette partie consiste à présenter synthétiquement l’entreprise.
Commencez par décrire son historique, puis le secteur d’activité dans lequel évolue la société afin d’appréhender ses spécificités et les évolutions connues dans celui-ci, la concurrence présente actuellement et la position de l’entreprise face à la concurrence. Cela permet aux différents prestataires sollicités d’appréhender le contexte général dans lequel évolue votre entreprise.
Puis présentez votre entreprise de manière synthétique, par exemple sous forme de tableau, et en maximum une page en reprenant les informations principales : les actionnaires, ses principales activités, ses produits ou services phares, le chiffre d’affaires réalisé et son évolution, l’organisation de la structure, le nombre d’employés, les changements survenus dans votre environnement interne et externe, les difficultés, les menaces, les opportunités, vos forces, vos faiblesses afin de présenter aux consultants l’état réel de la situation globale de l’entreprise ou d’une fonction spécifique.
Il peut également être pertinent de partager dans cette partie du cahier des charges la vision stratégique de l’entreprise à court, moyen et long terme.
Ces informations permettent aux différents prestataires sollicités d’appréhender le contexte général dans lequel évolue votre entreprise.
Partie 2 : Besoins et objectifs de la consultation
La seconde partie concentre tous les éléments détaillés du besoin et de son contexte, articulés autour de quatre sous-parties permettant de décrire précisément le besoin sous différents aspects.
La description du contexte et des problématiques
La description du contexte et des problématiques définit la naissance de votre besoin, c’est-à-dire quel constat interne ou externe vous amène à ce besoin. Par exemple, la concurrence qui se développe et gagne en part de marché est une menace pour votre activité. Il vous faut donc réagir et lancer votre site e-commerce.
Le descriptif de la mission
Le descriptif de la mission définit la raison de cet appel d’offre. Par exemple, vous ambitionnez de lancer, en complément de votre réseau de points de vente physique, un site e-commerce Shopify parfaitement synchronisé avec votre ERP Commerce. Vous souhaitez également avoir une seule solution de paiement pour les achats en magasin et en ligne, et maintenir un suivi unifié de votre activité, que ce soit en termes de ventes, de clients, comme de stocks disponibles.
Les objectifs de la consultation
Le objectifs de la consultation doivent ensuite être décrits de manière très précise afin d’identifier les enjeux de cette évolution : quels sont les métiers impactés, qui seront les utilisateurs de la solution (équipe commerciale, marketing, logistique, achat, administrative…), quelle est leur utilisation d’une telle solution et comment celle-ci sera utilisée. Le besoin doit ici s’étayer de toutes les fonctionnalités attendues de manière très précise. Pour le faire de manière synthétique, utiliser le fichier Excel nommé « Questionnaire exigences fonctionnelles » téléchargé avec le modèle de cahier des charges pour synthétiser la liste des fonctionnalités attendues. Le questionnaire permet à l’éditeur de le compléter pour indiquer si cette fonctionnalité est incluse dans le logiciel en standard, via des paramétrages ou via un développement spécifique à réaliser.
Les contraintes éventuelles déjà identifiées
Les contraintes éventuelles déjà identifiées à prendre en compte pour la bonne mise en œuvre du projet doivent également être précisées aux destinataires de l’appel d’offre. Commencez par décrire l’équipement informatique utilisé en magasin et en back office (modèle de TPV, d’imprimante, nature et des connexions Internet…). C’est aussi dans cette partie qu’il faut décrire les outils et les logiciels existants qui devront cohabiter avec l’ERP Commerce recherché. En d’autres termes, on parle de la capacité de l’ERP Commerce recherché à fonctionner et à échanger des données avec les autres outils existants, que ce soit un CRM (outil de gestion de la relation clients), le CMS e-commerce (outil d’administration de votre site) ou tout autre logiciel. Attention de ne pas oublier de mentionner vos projets IT en cours de réalisation ou déjà planifiés et qui auront un impact dans le déploiement de l’ERP Commerce : projets de mise à disposition de tablettes pour les vendeurs, de mise en place de compteurs de passage ou de bornes digitales dans les points de vente physiques par exemple. Terminez en donnant les grandes étapes souhaitées pour la mise en place de la solution. Vous pouvez vous limiter à donner la date de démarrage de l’intégration et la date souhaitée de mise en production.
Partie 3 : Réponses attendues des candidats éditeurs
La dernière partie permet de cadrer les réponses attendues des éditeurs afin de vous assurer d’obtenir toutes les informations nécessaires au choix de la solution qui répond le mieux à vos besoins. Vous devez préciser si votre cahier des charges est :
un RFI (Request For Information) : qui permet une collecte d’informations sur les outils du marché et le listing des différentes prestataires pouvant répondre à votre besoin, sans leur demander de chiffrage financier précis.
ou d’un RFP (Request For Proposal). Dans ce dernier cas, la réponse attendue est une proposition détaillée et chiffrée financièrement.
Nous vous conseillons de commencer par un RFI dans un premier temps. Pour un RFI, votre cahier des charges n’a pas besoin d’être aussi abouti que pour un RFP. Vous apprendrez beaucoup des informations reçues lors du RFI et des échanges avec les éditeurs qui en découleront. Vous serez alors en mesure d’améliorer le cahier des charges avant de le transmettre pour le RFP qui suivra. L’autre avantage de commencer par un RFI est de vous permettre de faire un premier tri parmi les éditeurs candidats pour ensuite limiter l’envoi du RFP aux éditeurs qui auront retenu votre attention lors du RPI.
Il s’agit également d’uniformiser le format des réponses attendues afin de vous permettre de comparer rapidement et efficacement les solutions selon les mêmes critères. Cette étape est importante car ce sont sur ces critères et sur la qualité de ceux-ci que vous validerez la solution.
Demandez en premier lieu aux éditeurs candidats de commencer leur réponse à l’appel d’offres par :
présenter leur entreprise, reprenant les informations générales, légales et administratives de l’éditeur de solution consulté ;
développer leur compréhension de votre besoin exprimé dans votre appel d’offre ainsi que la démarche qu’ils souhaitent mettre en œuvre dans le cadre de votre projet de mise en place d’un logiciel d’encaissement.
lister des références clients dans votre secteur d’activité ou dans un secteur ayant des problématiques communes.
Puis, demandez-leur une description précise de la solution proposée :
de manière libre d’abord, en n’oubliant pas de préciser en quoi elle répond au besoin exprimé,
puis en détaillant les fonctionnalités de leur solution via le questionnaire Excel « Questionnaire exigences fonctionnelles » téléchargeable avec le cahier des charges,
sur les technologies utilisées (architecture, langage de programmation, nature de la base de données),
sur les logiciels d’éditeurs tiers déjà connectés (solutions e-commerce, CRM, solution de détaxe, de compteur de passage..).
Puis, précisez ce que vous attendez dans la proposition commerciale qui devra être comprise dans la réponse à l’appel d’offres s’il s’agit d’un RFP (s’il s’agit d’un RFI, demandez à l’éditeur de décrire ses tarifs catalogue). Toujours pour un RPP, précisez également que la proposition commerciale doit être proposée en déclinaison d’un plan de projet où l’ensemble des étapes et sous étapes jusqu’au déploiement de la solution sont présentées avec une vue équipe et temps de travail pour chaque partie (exprimée en jours-homme).
Pour cela, demandez aux candidats de vous présenter un rétro-planning depuis la signature d’un contrat jusqu’au déploiement opérationnel de la solution.
Terminez par la description des conditions d’envoi et de remise des offres : date limite d’envoi, langue de rédaction, les adresses e-mails des destinataires, …
Dans une dernière partie, vous pourrez lister les documents attendus en réponse de l’appel d’offre.
Partie 4 : le règlement de la consultation
Dans le cadre d’un appel d’offre (ou consultation), vous transmettez à différents éditeurs concurrents des informations concernant votre besoin, mais également les conditions dans lesquelles vous souhaitez mettre en œuvre votre projet. Cette étape permet de contractualiser l’appel d’offres.
Les interlocuteurs
En premier lieu, il s’agit de définir dans cette section les interlocuteurs en interne qui seront sollicités pour la mise en place de la solution en précisant leur périmètre fonctionnel et leurs coordonnées.
Le déroulement de l’appel d’offres
Il s’agit ici de cadrer le projet en définissant les étapes à réaliser pour la réussite de celui-ci à partir de la diffusion du cahier des charges auprès des éditeurs : la date limite pour que les éditeurs se déclarent candidat, la période de questions-réponses avec les éditeurs candidats, la date limite d’envoi des réponses, l’étape d’analyse des propositions, l’étape des rendez-vous de soutenance des propositions, la date visée pour la validation du prestataire choisi jusqu’à celle du lancement de l’outil sélectionné.
Les critères de sélection des candidats
Les critères de sélection des candidats doivent être précisés afin de vous permettre de les évaluer de manière précise et comparable. Nous vous conseillons de les évaluer selon 3 axes principaux en plus du prix : richesse fonctionnelle, références et expériences des candidats consultés et vitesse de déploiement de la solution.
La liste des engagements
La liste des engagements pris par les candidats lors de la remise de leur offre : il s’agit de dire clairement aux candidats, qu’en remettant leur offre, ils s’engagent, dans la mesure où ils seraient retenus, sur le respect :
-
- du cahier des charges,
- du retroplanning proposé par l’éditeur dans sa proposition
- des réglementations sur la fonction concernée et de la réglementation environnementale en vigueur,
- de la qualité des livrables et des prestations fournies,
- de la protection des données à caractère personnel,
- …
Votre cahier des charges est maintenant finalisé !
Vous pouvez dès à présent le partager avec les candidats éditeurs identifiés pouvant répondre à votre besoin. Le cadrage des réponses attendues des candidats éditeurs et le règlement de la consultation vous assurent de pouvoir faire rapidement le meilleur choix parmi les propositions que vous recevrez.
Cet article a été réalisé en collaboration avec Univers Retail, cabinet indépendant de conseil en management et en stratégie opérationnelle spécialisé dans le secteur de la Distribution BtoB et BtoC.
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