Le meilleur logiciel de caisse dans la Mode

Afin de pouvoir gérer correctement son activité, avoir recours à un logiciel de caisse est aujourd’hui indispensable pour chaque commerçant, encore plus dans la mode. Pour cela, il doit intégrer des fonctionnalités pour suivre les stocks, obtenir des reportings et gérer la relation client. Il doit permettre une gestion rapide des encaissements et sa prise en main doit être facile. Enfin, bien entendu, il doit être certifié anti-fraude. Voici en détail les critères pour sélectionner le meilleur logiciel de caisse dans la mode.

Logiciel de caisse certifié

Il s’agit d’une obligation depuis le 1^er janvier 2018 : les professionnels soumis à TVA, qui réalisent des ventes à des non assujettis à TVA via un système de caisse, doivent se doter d’un logiciel de caisse certifié. Cela signifie qu’il doit respecter 4 critères définis par l’administration fiscale :

• L’inaltérabilité : le retour en arrière, la modification ou la suppression des données ne sont pas possibles. Toutes les corrections doivent donner lieu à une écriture. En cas de réimpression d’un ticket, la mention duplicata est indiquée ;
• La sécurisation : afin de s’assurer de leur état d’origine lors de la collecte, les données doivent être sécurisées ;
• L’archivage : le logiciel doit prévoir un système d’archivage des informations, pour pouvoir les dater aisément et les fixer ; 
• La conservation : des clôtures périodiques (journalières, mensuelles et annuelles) doivent pouvoir être réalisées.

Deux moyens existent pour certifier un logiciel de caisse : via un organisme indépendant, ou par autocertification de l’éditeur.

Rapidité des encaissements

L’univers de la mode et les commerces du secteur sont marqués par des périodes de forte activité et d’autres plus creuses. Se doter d’un logiciel de caisse permettant de gérer rapidement les encaissements pendant ces premières périodes – soldes bi annuels, fêtes de fin d’année, black Friday, rentrée des classes dans une moindre mesure – est donc essentiel.

En choisissant un outil décentralisé, de type SaaS, le commerce de mode peut ainsi dupliquer ses points de paiement et permettre aux vendeurs, en les équipant du matériel adéquat, de réaliser des encaissements en dehors des caisses. Le magasin peut également se doter de caisses automatiques, où chaque client procède lui-même au scan des produits et au paiement. Peuvent aussi être proposées des solutions permettant au client, via l’application du magasin, de scanner les produits avec son smartphone et d’y procéder au règlement. Enfin, dernière astuce pour gagner davantage en rapidité : équiper les étiquettes d’une puce RFID. Il suffit alors aux clients de déposer les produits dans un bac destiné à cet effet, sans besoin de scanner les produits un par un, pour que le calcul du montant à payer se fasse automatiquement.

Facilité de prise en main

Autre caractéristique du secteur de la mode : le recours à des contrats courts, justement pendant les périodes de forte activité citées ci-dessus. Ce besoin en main d’œuvre temporaire oblige le logiciel de caisse des commerces de mode à être intuitif et facilement utilisable par tous les nouveaux arrivants. Cela concerne aussi bien les fonctionnalités essentielles pour passer les vêtements en caisse et procéder aux règlements, que les situations plus complexes comme la gestion :

• Des retours, échanges ou remboursements rapides ;
• Des cartes cadeaux et des bons d’achat ;
• De la création et de l’impression d’étiquettes : étiquette article, gondole et PLV.

Le logiciel de caisse doit également être paramétrable rapidement pour prendre en compte les promotions et éviter les erreurs de calcul.  Rien de pire qu’une promotion affichée en magasin mais qui ne passe pas correctement à la caisse : en cas de réclamation, le caissier doit alors vérifier que la promotion existe véritablement puis procéder au remboursement.

Gestion de la relation client

Selon une étude Clearpay menée par Opinion Way, les Français se déclarent, en moyenne, attachés à seulement deux marques de mode. La moitié affirme même n’être attachée à aucune marque. C’est dire si les clients sont volatiles et aiment avoir l’embarras du choix. De plus, toujours selon cette même étude, parmi ces Français attachés à une marque, 56% le sont en raison du programme de fidélité et des promotions. Avoir un logiciel de caisse adapté et proposant des modules afin de gérer la fidélité est essentiel. Il devra alors permettre :

• La création d’un fichier client répertoriant l’historique des achats, et fournissant des statistiques de chiffre d’affaires, de fréquentation, de panier moyen ainsi que détaillant les goûts et les préférences de chacun ;
• L’édition d’une carte de fidélité, scannée en caisse à chaque passage, ou la possibilité de retrouver un client d’une autre manière en cas d’oubli de la carte ;
• L’envoi d’offres ciblées et personnalisées, basées sur les données récoltées, par exemple une offre promotionnelle sur une chemise si la personne vient d’acheter un tailleur, ou d’un tee-shirt assorti à un pantalon ;
• La possibilité de bénéficier de remises quand un certain montant de chiffre d’affaires est atteint, ou de cumuler des points en fonction des achats réalisés, permettant ensuite d’avoir des réductions ;
• L’invitation à des événements, type vente privée, pour les clients les plus fidèles et réalisant un volume d’achat important.

Outil de reporting

Sans un minimum de suivi de l’activité, le commerce de mode a peu de chances, devant la concurrence des autres acteurs, de sortir la tête de l’eau. Le logiciel de caisse, s’il est correctement prévu et paramétré peut répondre à ce besoin, et être utilisé comme outil de reporting. Le commerçant disposera alors de données sur :

• Le chiffre d’affaires, par article, catégorie d’articles, rayon, marque, collection ;
• Le panier moyen : prix moyen, nombre moyen d’articles achetés par panier ;
• Les best-sellers mais aussi les flops ;
• La marge brute : chiffre d’affaires – coût d’achat des marchandises vendues ;
• La fréquentation ;
• Les stocks : taux de rotation des stocks, stocks dormants…

Toutes ces fonctionnalités permettent aux commerçants de mieux piloter leur activité, et de mettre en place des solutions rapides si des situations problématiques sont détectées. En cas de chaîne de magasins, les indicateurs vont aussi pouvoir être remontés de façon consolidée, afin de disposer d’un niveau d’informations plus macro. Enfin, certains logiciels permettent un transfert de données vers la comptabilité.

Pilotage du stock

Surstock et rupture de stock

La gestion du stock, dans le secteur de la mode, est déterminante. En effet, soumis aux dernières tendances, les vêtements peuvent vite devenir démodés d’une saison à l’autre. C’est pourquoi, il est nécessaire d’avoir en permanence un œil sur le stock et le commerçant doit veiller à ne pas avoir de surstock, ni de rupture de stock.

Dans le premier cas, les stocks disponibles sont trop importants par rapport aux prévisions de vente. Le commerçant se retrouve alors avec un surplus de produits sur les bras, dont il sait qu’ils se vendront difficilement. Cela a un coût direct : il doit payer l’espace de stockage mais aussi les frais généraux y afférant (éclairage, personnel…). Indirectement, les stocks dormants représentent aussi une somme d’argent immobilisée inutilement.

Dans le second cas, en cas de rupture de stock, les produits ne sont pas disponibles pour la vente. Le commerçant peut décider d’assumer et de ne pas livrer le client, engendrant en conséquence une perte de chiffre d’affaires. Il peut sinon choisir de rectifier le tir et de passer une commande d’approvisionnement en urgence avec à la clé des coûts supplémentaires (notamment des frais de livraison).

Stock théorique et réel

Le logiciel de caisse peut être d’une grande utilité dans cette perspective. Il va ainsi fournir des données en temps réel quant au stock disponible. C’est ce qui s’appelle le stock théorique : à chaque vente, le stock initial est décrémenté, et il est augmenté à chaque approvisionnement ou retour client. Le stock théorique peut toutefois être différent du stock réel, si des mouvements n’ont pas été correctement enregistrés, ou si des articles ont été abîmés ou volés. Dans ce cas, le logiciel prévoit un module qui permet de réajuster les quantités en stock.

A noter que les données quant au stock disponible sont fournies par taille, couleur, matière.

Approvisionnement et gestion des stocks dormants

Le stock théorique devra être confronté aux statistiques de vente, afin de connaitre les quantités à commander. Le logiciel peut alors prévoir des options de réassort automatique, ou alerter en cas de stock trop faible. Certains logiciels peuvent même prévoir une gestion des achats qui va du calcul des besoins jusqu’au suivi des règlements fournisseurs.

Connexion au site e-commerce

Si vous disposez d’un site e-commerce pour commercialiser vos produits, en plus de la boutique physique, il est essentiel de se doter d’un logiciel de caisse prévoyant une connexion entre les deux. A la clé : une base de données commune, qu’il s’agisse d’informations sur les clients (historique d’achats, coordonnées, préférence…), sur les stocks ou le catalogue produit.

Avoir un outil interconnecté, ou identique, entre le point de vente physique et le point de vente en ligne ne suffit pas, il faut aussi proposer des services transverses afin de passer de l’un à l’autre. C’est ce qu’on appelle le « store-to-web » : du magasin au e-commerce et le « web-to-store » : du e-commerce au magasin. Les services qui s’inscrivent dans cette dynamique sont nombreux :

• Click-and-collect : commande en ligne et récupération de l’article en boutique ;
• E-reservation : réservation en ligne, puis paiement et récupération de l’article en magasin ;
• Drive : commande et paiement en ligne, puis récupération de la marchandise depuis la voiture ;
• Dispositifs permettant depuis le site web d’inciter le client à se rendre sur place : visuels et publicités, service de géolocalisation pour trouver le magasin le plus proche ;
• Bornes interactives en magasin pour se rendre sur le site en ligne et découvrir l’intégralité de l’offre ;
• QR codes sur les étiquettes, encore une fois afin d’inciter le client à se rendre sur le site en ligne pour y trouver d’autres informations.

Multi magasins

De la même façon que la base de données doit être unique entre le commerce physique et le commerce en ligne, elle doit l’être aussi entre tous les magasins. Le logiciel de caisse doit donc comporter une option « multi magasins » qui permet, en cas d’agrandissement et de passage d’une mono boutique à plusieurs, de prévoir une extension du logiciel sur tous les points de vente.

Le choix de l’éditeur

L’éditeur du logiciel de caisse doit tout d’abord assurer son installation et son paramétrage. Si le commerçant est déjà en activité et possède une base de données, l’éditeur devra l’importer dans le logiciel.

Le secteur de la mode évolue vite, afin notamment de répondre aux demandes des clients et d’accompagner les avancées technologiques. Le logiciel de caisse doit donc suivre le rythme et l’éditeur doit proposer toujours plus de mises à jour afin d’offrir aux clients le meilleur outil. Dans le même temps, il doit proposer une formation continue pour que les utilisateurs puissent utiliser les dernières fonctionnalités et ainsi permettre d’améliorer la gestion du magasin. Une assistance doit être incluse, par mail ou par téléphone, sur une grande tranche horaire, afin que les bugs soient résolus le plus vite possible. Enfin, des sauvegardes doivent être réalisées périodiquement.

En résumé

Le logiciel de caisse dans la mode doit :

• Être certifié anti fraude (c’est une obligation) ;
• Permettre un encaissement rapide ;
• Faciliter la gestion de la relation client ;
• Être facilement utilisable et paramétrable ;
• Améliorer le pilotage du stock :
• Offrir une fonctionnalité de reporting ;
• Être relié au site e-commerce ou aux autres magasins le cas échéant ;
• Suivre les avancées technologiques.