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Le guide du commerçant – Le logiciel de caisse

Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ?

Depuis plusieurs années une grande majorité de professionnels se sont équipés de logiciels de caisse en mode Saas afin d’optimiser leur gestion. Afin d’éviter la fraude à la caisse enregistreuse, qui représentait encore en 2015 une perte de près de 10 milliards pour l’administration fiscale, l’État a imposé une nouvelle réglementation.

Qu’est-ce que la fraude à la caisse enregistreuse ?

Le logiciel de caisse est un logiciel de gestion intégré à un ordinateur, un tiroir-caisse et un terminal de paiement. Avant la réglementation de 2016, il était possible de se doter d’un logiciel permettant d’effacer des ventes payées en espèces après passage en caisse. Avec ce système, de nombreux commerçants ont ainsi pu échapper au règlement de la TVA, mais aussi de l’impôt sur les sociétés. Et, comme souvent, l’argent ainsi économisé a pu financer le travail au noir.

Qu’est-ce que la norme NF525 pour les logiciels de caisse ?

Pour lutter contre cette fraude fiscale favorisée par les caisses enregistreuses et logiciels de caisse, la certification NF525 a été mise en place. Ces équipements certifiés doivent répondre à quatre obligations légales relatives aux données : 

  • l’inaltérabilité, 
  • la sécurisation, 
  • la conservation,
  • l’archivage. 

De plus, les logiciels dits «anti-fraude» sont particulièrement efficaces pour mettre en évidence les essais de suppression des transactions, mais aussi les doubles comptabilités.

Comment mettre aux normes son logiciel de caisse ?

Si vous ne disposez pas de logiciel de caisse, cela est assez simple puisque les éditeurs les plus sérieux ont tous intégré la norme à leurs produits. 

Si vous avez déjà investi dans un logiciel antérieur à la réglementation, il vous est nécessaire de le faire certifier auprès de son éditeur. En effet, c’est à lui qu’incombe l’évolution du logiciel pour sa mise aux normes.

Prouver la certification de son logiciel

Lors de son achat, une attestation individuelle et nominative de certification délivrée par un organisme de certification ou l’éditeur doit vous être remise. Cette attestation doit être rédigée en français ou en langue étrangère, une traduction en français certifiée est dans ce cas obligatoire.

Bon à savoir : chaque mise à jour de logiciel nécessite la demande d’une nouvelle certification.

Quels sont les risques encourus en cas d’absence de certification ?

Si un professionnel utilise un logiciel de caisse non certifié NF525, il ne peut déclarer ses impôts. 

«Le défaut de production dans les délais prescrits d’une déclaration ou d’un acte comportant des éléments à retenir pour l’assiette ou la liquidation de l’impôt entraîne l’application d’une majoration de :

  • 10 % en l’absence de mise en demeure ou en cas de dépôt de la déclaration ou de l’acte dans les trente jours suivant la réception d’une mise en demeure, notifiée par pli recommandé, d’avoir à le produire dans ce délai;
  • 40 % lorsque la déclaration ou l’acte n’a pas été déposé dans les trente jours suivant la réception d’une mise en demeure, notifiée par pli recommandé d’avoir à le produire dans ce délai;
  • 80 % en cas de découverte d’une activité occulte, sans qu’il soit besoin d’adresser une mise en demeure.»

De plus, un professionnel qui fait le choix d’utiliser un logiciel de caisse non certifié et ne respectant pas la RGPD s’expose à une amende de 7500 euros. Il a l’obligation de s’équiper dans les 60 jours suivants l’amende, sous peine d’une contravention de même nature. 

À noter : la production d’une fausse attestation est un délit pénal passible de 3 ans d’emprisonnement et de 45000 € d’amende selon l’article 44-1 du Code pénal.

En résumé

L’utilisation d’un logiciel de caisse implique :

    • la certification NF525 sous peine de sanctions financières et pénales ;
    • le renouvellement de la certification à chaque mise à jour du logiciel ;
    • la production d’une attestation d’un éditeur ou d’un organisme certificateur prouvant la certification ;
    • le respect de la RGPD.