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Le guide du commerçant – Comptabilité

Les différents livres comptables d’un commerçant

Bien tenir ses comptes est essentiel pour une mise à jour optimisée de sa trésorerie. Découvrez avec FASTMAG tous les livres comptables obligatoires pour la majorité des commerçants ayant une caisse.

Rappel des obligations comptables d’un commerçant

Un commerçant est tenu de réaliser une comptabilité qui doit à la fois être régulière, sincère et fidèle à la réalité de son entreprise. Selon la loi, « tenir des documents comptables inexacts ou fictifs est sanctionné pénalement : le chef d’entreprise encourt une amende de 500 000 € et 5 ans d’emprisonnement ».

Les livres comptables

Pour maintenir à jour leur comptabilité et répondre ainsi à leurs obligations légales, tous les commerçants doivent tenir des livres comptables, sauf ceux placés sous le régime de la micro-entreprise ou le statut auto-entrepreneur. Ces livres comptables sont aussi de précieux aides à la décision, car ils donnent une vision très précise de la situation financière et patrimoniale d’un commerce ou d’une société en général.

Le livre-journal

Le livre-journal enregistre tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise. Deux méthodes sont possibles pour le réaliser :

On comptabilise toutes les écritures sur un seul et même journal comptable qui compose donc le livre-journal.

On utilise plusieurs journaux comptables qui constituent ensemble le livre-journal. Ce sont les journaux auxiliaires :
journal des achats,
journal des ventes,
journal de trésorerie dédié aux banques et à la caisse pour laquelle on tient un livre de caisse,
journal des opérations diverses qui peut lui-même être divisé en plusieurs journaux comme le journal de la TVA.

 Les journaux auxiliaires où sont enregistrés au jour le jour les mouvements opérés.

Le grand-livre

Le grand-livre décline de façon différente l’ensemble des informations contenues dans le livre-journal : les mouvements y sont classés par compte comptable.
Comme avec le livre-journal, il peut être réalisé d’un tenant ou centraliser plusieurs grands-livres auxiliaires.

Le livre d’inventaire

Un livre d’inventaire répertorie les immobilisations corporelles, incorporelles et financières, mais aussi les stocks, les dettes fournisseurs et clients… À noter que ce livre n’est plus obligatoire depuis 2016.

Focus sur le livre de caisse

Une livre de caisse fait partie des documents comptables. Lorsqu’un commerçant est amené à manipuler des espèces (billets et pièces), il doit tenir une caisse et un livre de caisse. Y figure l’ensemble des entrées et des sorties en espèces d’une caisse. Ce document, qui fait partie des journaux auxiliaires composant le livre-journal, enregistre toutes les entrées et les sorties d’espèces.

À quoi sert le livre de caisse ?

La tenue d’un livre de caisse est d’abord une obligation comptable. Mais, c’est aussi un document très utile au commerçant puisqu’il permet de suivre l’évolution de la caisse au quotidien et de limiter les erreurs, notamment grâce au Ticket Z.

 

Quelles sont les spécificités du livre de caisse ?

Il y a deux aspects légaux qui régissent le livre de caisse :

  •  Les justificatifs des mouvements : factures, ticket de caisse, etc.
  • Le solde positif : une caisse doit toujours disposer d’un fonds de caisse ne peut jamais être vide. S’il est négatif, l’ensemble de la comptabilité d’un commerce peut être invalidée après un contrôle fiscal.

Comment gère-t-on le livre de caisse ?

Idéalement, le livre de caisse est informatisé. Ayant la même force de preuve comptable qu’un livre de caisse écrit, il présente le gros avantage de limiter les erreurs de comptage et de gagner beaucoup de temps.
FASTMAG Négoce permet ainsi l’enregistrement chronologique et journalier de tous les mouvements dans votre livre de caisse : entrée ou une sortie d’espèces notifiées individuellement. En fin de journée, il édite également le Z de caisse, ticket possédant un numéro d’identification pour faciliter le classement.
Le Z de caisse ou ticket Z totalise toutes les recettes enregistrées et présente un état récapitulatif de la caisse. Son solde journalier peut ainsi être facilement comparé au solde réel en caisse. De plus, il donne aussi de nombreuses informations utiles, comme une synthèse de l’activité. Il ne peut être modifié après édition.

En résumé

  • Tenir une comptabilité régulière sincère et fidèle à la réalité
  • Tenir le livre comptable qui comptabilise les mouvements de patrimoine de l’entreprise
  • Tenir obligatoirement un livre de caisse enregistrant les factures et tickets de caisse
  • Utiliser un logiciel comme Fastmag Négoce pour tenir son livre de caisse de manière informatisée