Le guide du commerçant

Les clés pour éviter la rupture de stock

On pense souvent à tort qu’une rupture de stock signifie forcément que l’entreprise tourne à plein régime. Or, si cela peut être vrai en cas de succès inattendu d’un produit, elle peut également refléter une mauvaise gestion des stocks pouvant provoquer des pertes financières non négligeables, le mécontentement de la clientèle, voire des ruptures de contrats. Il est donc essentiel de l’anticiper au maximum pour éviter que vos clients ne s’orientent vers des produits de substitution.

Qu’est-ce qu’une rupture de stock ?

Pour comprendre comment éviter la rupture grâce à une bonne gestion de stock, il est nécessaire de définir précisément ce qu’est une rupture de stock et quelles en sont les raisons principales.

Rupture de stock : définition

Une rupture de stock de marchandises est un épuisement provisoire ou définitif (dans le cas de l’arrêt d’une production) d’un produit et/ou d’une marque. Les produits manquent à cause de tensions sur l’offre ou sur la demande.

La rupture peut intervenir lorsque le réapprovisionnement n’a pas lieu, ou si l’entreprise ne dispose pas de quantités suffisantes dans son entrepôt.

Le risque majeur d’une rupture de stock est la perte potentielle de chiffre d’affaires pour le distributeur et le producteur. En effet, si un acheteur peut décider de rester fidèle à son produit et sa marque en attendant le réapprovisionnement, il peut aussi réorienter son choix.

Une gestion des stocks efficace repose sur un équilibre demande / disponibilité. La rupture de stock survient lorsqu’il n’y a plus d’équilibre. Elle peut se calculer avec le taux de rupture, qui mesure la fréquence des ruptures de stock et permet d’estimer le manque à gagner.

Taux de rupture = (CA manque à gagner / CA total) x 100

Les raisons d’une rupture de stock

Les raisons principales d’une rupture sont diverses :

  • Une augmentation imprévue de la demande

  • Une mauvaise planification de la demande

  • Un écart entre les données du stock informatique et le stock physique

  • Une lenteur dans le traitement des approvisionnements

  • Des retards de transport

  • Une estimation erronée des commandes

  • Un manque de réactivité ou de fiabilité des fournisseurs

  • Une volonté de produire ou acheter en flux très tendus

  • Des erreurs humaines 

Les conséquences de la rupture

En cas de rupture de stock, les conséquences sont immédiates et importantes pour l’entreprise. Le client est déçu. A la 1ere rupture, il risque de partir chez la concurrence pour trouver le produit qu’il cherchait. Si les ruptures se reproduisent, il ne reviendra plus.

Coté commerçant, la rupture est également problématique. Il va devoir dépenser plus d’argent pour remédier dans l’urgence à la situation : recours à des intérimaires, surplus de frais de livraison accélérée, mode de transport plus onéreux.

De nos jours, plus les entreprises stockent en entrepôt, plus leur coût logistique est important. La tendance est donc pour les enseignes à réduire les quantités en stock, en se servant de méthodes récentes comme le cross-docking.

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Comment prévenir une rupture de stock ?

En cas de rupture de stock, la première chose à faire est d’informer les clients de la rupture et de leur proposer des solutions alternatives : produits de remplacement, délai de réception plus long. Mais comment éviter cette situation compliquée ?

La rupture de stock n’est pas une fatalité si votre entreprise a mis en place une gestion de stock efficiente, avec une visibilité sur le long terme. Plusieurs méthodes permettent de la prévenir, comme la constitution d’un stock de sécurité, le travail en flux tendu, le suivi régulier de votre stock, et l’anticipation des ventes.

 

L’anticipation des ventes

Vous n’avez pas la maîtrise de tous les facteurs externes à votre organisation, notamment les fournisseurs que vous ne pouvez pas contrôler. Ces acteurs importants dans votre chaîne logistique peuvent être une source de retards dans vos livraisons entraînant une perte d’argent.

La seule solution pour ne pas être pénalisé est d’anticiper tout retard, erreur, ou croissance d’activité. Cela n’est possible qu’en vous dotant d’outils informatiques performants et d’une gestion des stocks qui favorise un suivi de leur niveau en temps réel.

S’agissant de la croissance de votre entreprise ou d’une hausse de la demande, votre activité doit vous permettre de vous donner quelques signes à analyser, comme les soldes, les fêtes (Saint-Valentin, fête des mères et des pères), les journées internationales, les anniversaires…

En dehors de ces périodes, rien n’empêche également de booster les ventes avec des promotions. Dans ce cas, il est évident qu’il faudra commander sur le ou les articles promotionnels afin de répondre à la demande créée, mais également augmenter sensiblement le volume de commande des autres références afin de réaliser des ventes additionnelles.

Pour anticiper vos ventes, il est nécessaire de connaître le cycle de vie de vos produits et de vous référer aux statistiques des années passées. Vous pouvez également définir votre besoin en fonction d’indicateurs comme le taux de rotation des marchandises ou la couverture de stock (nombre de jours de consommation auxquels l’entreprise peut faire face).

 

Le stock de sécurité

Définir des seuils d’approvisionnement et des quantités à commander favorise une bonne gestion de stock et évite les ruptures et le surstockage. C’est l’une des manières les plus efficaces pour anticiper efficacement l’un ou l’autre. Ces seuils peuvent être établis, notamment en fonction des délais de livraison des fournisseurs, et ce, quelle que soit la famille de produits.

  • Le stock de sécurité pour éviter les ruptures et autres aléas,

  • Le stock de découplage afin de disposer d’une alternative en cas de rupture malgré la constitution d’un stock de sécurité,

  • Le stock pool, permettant d’absorber les légères variations de commande.

Le stock de sécurité permet de définir un seuil au-delà duquel des alertes sont mises en place, et peut déclencher des commandes de réassort automatiques. Il y a toutefois un risque de mauvaise estimation de ce seuil : sous-évalué, il y a rupture ; surévalué, il y a des stocks dormants.

 

Une communication transparente

Selon que vous êtes commerçant ou industriel, doté d’un point de vente physique ou d’un site de vente en ligne, il est impératif de préserver votre relation client pour minimiser l’impact d’une rupture. Vous pouvez ainsi mettre en place un système de réservation de vos produits en cas de rupture, par exemple. Mais, dans tous les cas, il faut privilégier une communication transparente avec vos clients afin de renforcer votre crédibilité et bénéficier de retombées positives plutôt que de commentaires particulièrement impactant pour votre identité de marque.

Ruptures de stock et surstockages doivent absolument être évités par une entreprise. Pour y parvenir, la solution est de veiller à la mise en place d’une gestion de stock à forte valeur ajoutée favorisant l’équilibre.

 

Travailler en flux tendu

Aussi appelé “juste-à-temps”, le flux tendu est une technique de production dont l’objectif est de réduire à zéro les stocks de matière première et de produits finis pour réduire les coûts et les délais. Les entreprises peuvent ainsi tenter de réduire les délais d’obtention, c’est à dire le délai entre le passage de la commande et celui où elle est honorée.

Les essentiels pour une bonne gestion des stocks

Pour gérer avec efficacité les entrées et les sorties d’un espace de stockage, il est essentiel de définir un processus réfléchi de gestion de stock qui tienne compte à la fois de votre activité et des éléments extérieurs à votre entreprise : tendances du marché, demande, éléments externes à votre entreprise (fournisseurs, transporteurs, passages en douanes et transit….). Ces derniers permettent de déterminer :

  • Un seuil d’approvisionnement,

  • Les volumes à commander

  • Les quantités permettant de « tenir » en attendant le réapprovisionnement.

 

Les tendances du marché

Peu importe votre domaine d’activité, il est essentiel de mettre en place une veille continue pour analyser les tendances de consommation de votre clientèle. Cela permet d’ajuster en temps réel votre stratégie de gestion de stock.

 

La demande

La demande est également un précieux critère pour évaluer les quantités à commander, notamment en croisant ces données avec les tendances de votre marché. Vous pouvez ainsi réaliser une prévision de commande adaptée à la demande.

 

Les données externes

Délais de fabrication, de livraison, temps de transit — si vos produits sont importés — sont autant d’informations à connaître sur le bout de doigts pour la gestion de votre stock, et fixer les moments les plus opportuns pour passer vos commandes afin de ne pas rester sans stock durant cette période.

Équipez-vous d’un logiciel adapté

Un logiciel de gestion des stocks permet aux commerçants d’avoir une vision globale de leurs niveaux de stock. En retranscrivant les mouvements de stocks de manière constante, un logiciel de gestion vous évite des écarts entre données informatiques et stocks réels. C’est la stratégie d’inventaire permanent.

Équiper votre entreprise d’un logiciel de gestion type ERP Commerce est une solution efficace pour optimiser vos flux logistiques. Le logiciel ERP va permettre de contrôler les niveaux de stocks disponibles et d’alerte les responsables s’il est nécessaire de procéder à un réapprovisionnement.

Pour conclure, mettre en place une gestion de stock efficace permet d’éviter les ruptures de stock préjudiciables pour votre chiffre d’affaires. Cela est possible si vous développez une vision élargie qui permet d’anticiper ce risque, comprenant des mesures précises des KPI de votre activité.

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En résumé

  • Identifiez vos stocks dormants grâce à des rapports et des alertes
  • Réduisez vos stocks dormants en adoptant une stratégie de flux tendus, en anticipant la demande et/ou en vendant vos stocks
  • Adoptez une excellente gestion de vos stocks tant au niveau des approvisionnements que des sorties
  • Veillez à vos rotations de stock
  • Investissez dans un logiciel de gestion pour développer une gestion agile

Une question ?

Que veut dire rupture de stock ?

Une rupture de stock est un épuisement provisoire ou définitif d’un produit et/ou d’une marque.

Quelles sont les causes d'une rupture de stock ?
  • Une augmentation imprévue ou une mauvaise planification de la demande
  • Un écart de stocks
  • Une lenteur dans les approvisionnements
  • Une estimation erronée des commandes
  • Une volonté de produire ou acheter en flux très tendus
  • Des erreurs humaines…
Quelles sont les conséquences d'une rupture de stock ?

A la 1ere rupture, le client déçu risque de partir chez la concurrence, mais si les ruptures se reproduisent, il ne reviendra plus. Le commerçant quant à lui va devoir dépenser plus d’argent pour remédier dans l’urgence à la situation.

Comment limiter les ruptures de stock ?

Les ruptures de stock ne sont pas une fatalité. Plusieurs méthodes permettent de la prévenir comme la constitution d’un stock de sécurité, le travail en flux tendu, le suivi régulier de votre stock, et l’anticipation des ventes.

 

Comment éviter le surstockage ?

La solution est de veiller à la mise en place d’une gestion de stock à forte valeur ajoutée favorisant l’équilibre.

A quoi sert le stock de sécurité ?

Définir des seuils d’approvisionnement favorise une bonne gestion de stock. Le stock de sécurité permet d’éviter les ruptures et autres aléas.