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Le guide du commerçant – L’inventaire

Le déroulement de l’inventaire

En vertu de l’article L.123-12 du Code du Commerce, toutes les entreprises des secteurs marchands (industries et commerces) se doivent d’effectuer un inventaire annuel de tous les biens immobiliers et mobiliers, mais également de leurs créances, de leurs dettes et de leur stock. L’ensemble de ces biens figure à leur bilan afin de donner une image fidèle, complète et sincère de l’ensemble de leur patrimoine et de leurs comptes.

Un inventaire rigoureux permet donc de fiabiliser un volet notable du bilan des entreprises puisqu’il participe à la démarche de certification des comptes. Mais comment se déroule l’inventaire physique, celui qui permet de conforter ou non le stock théorique ? Fastmag vous dit l’essentiel de cette procédure.

Les différentes procédures d’un inventaire physique

 

L’inventaire physique concerne uniquement les stocks. Il recense tout ce qui s’y trouve :
– composantes et matières premières utiles à la production,
– produits en cours de production,
– produits prêts à la commercialisation,
– consommables.
Durant sa réalisation, tout mouvement de stock est interdit. Il doit être réalisé à une date proche de la clôture comptable ou à la date de clôture, le 31 décembre.

 

Inventaire permanent

Également appelé « inventaire informatique », l’inventaire permanent consiste à dénombrer en permanence les entrées et les sorties de stock. Très fiable, la pratique n’exclut toutefois pas les écarts, les valeurs étant souvent calculées donc théoriques.

Inventaire intermittent

Ce type d’inventaire consiste à passer en stock les produits et matières achetés et comptabilisés en charges dans les comptes de l’entreprise.

Inventaire tournant

Cette méthode consiste à lisser sur l’ensemble de l’année le comptage du stock. On procède par rotation organisée selon une fréquence déterminée pour chaque classe de produit.

Inventaire annuel

Pendant plusieurs heures ou quelques jours après le 31 décembre, on ferme l’entreprise et on procède au comptage de tout ce qui est en stock.

Les bonnes pratiques d’inventaire pour éviter les écarts

Lors d’un inventaire, de nombreux écarts peuvent apparaître. Leurs causes sont très diverses :

Erreurs de comptage
Quantités erronées à l’entrée
Quantités prélevées erronées
Articles abîmés durant le stockage
Incertitudes entre deux références
Démarque inconnue
Etc.

Pour optimiser le comptage et éviter les erreurs, il est indispensable d’adopter de bonnes pratiques dans le déroulement de son comptage physique.

Attribuer un numéro d’inventaire

Chaque élément du stock doit être référencé au moyen d’un numéro d’inventaire librement déterminé. Cela peut être la référence-produit du fabricant, une série alphanumérique interne… Ce numéro unique, commun au management et au comptable, sert à suivre la vie d’un élément de stock depuis son entrée dans le patrimoine jusqu’à sa sortie ou son éventuelle dépréciation ou l’amortissement en fin d’exercice afin de déterminer sa valeur nette comptable au 31 décembre de l’exercice.

Ranger ses aires de stockage

Pour éviter de perdre du temps, il est réellement opportun de procéder au rangement de la zone de stockage avant de débuter l’inventaire. On veillera également à bien identifier les allées, les rayonnages, etc. afin de faciliter les recherches des emplacements des articles à compter. L’idéal est de s’organiser par famille et sous sous-famille de produits. Pendant le rangement, il est également important de séparer les articles en bon état de ceux qui sont défectueux que l’on placera dans une zone qui leur sera dédiée.

Figer ses stocks

Selon le mode d’inventaire de rigueur dans l’entreprise, le choix du moment de l’inventaire différera. Dans tous les cas, il faut figer les stocks durant toutes les opérations de comptage : partiellement pour les inventaires tournants, totalement pour les inventaires permanents et intermittents.
L’idéal, bien que coûteux, peut donc être la fermeture du site pendant la période de comptage. Si l’activité est saisonnière, il est judicieux de fixer la date du comptage quand les stocks à sont au plus bas.

 

Composer ses équipes de comptage et consignes

Les équipes d’inventoristes composées, on remet à chaque inventoriste une fiche d’inventaire où n’apparaissent pas les quantités présentes dans le stock théorique. Il est aussi recommandé de relire la procédure interne d’inventaire afin de lever les dernières incompréhensions et transmettre des consignes claires.

On peut ainsi revenir sur :
la façon de compter, par exemple de droite à gauche ;
de marquer les rayonnages déjà comptés pour s’assurer de ne rien oublier ;
d’annoter les références présentant des défauts ;
d’indiquer les références n’étant plus aux normes ;
ajouter les références manquantes sur les fiches d’inventaire ;
etc.

Le comptage s’effectue à l’aide de lecteurs de codes barres ou manuellement. Quelle que soit la manière, il est important de réaliser un double comptage pour éviter toute erreur.

Les documents de l’inventaire

Le comptage physique des stocks suppose la réalisation de quelques documents. Les plus importants demeurent la fiche et le livre d’inventaire.

Les fiches d’inventaire

S’il est important de ne pas indiquer aux inventoristes désignés la quantité théorique de chaque article contenu en stock, au risque qu’ils ne comptent pas réellement les articles, il est essentiel de bien préparer des fiches d’inventaire. Ces fiches ont pour fonction de suivre chaque bien du stock identifié par son numéro d’inventaire et son emplacement dans la zone de stockage. Si l’entreprise ne dispose pas de logiciel de suivi de stock dédié, il est possible de réaliser ses fiches d’inventaires sous Excel qui permet de créer une page distincte pour chaque produit.

Le livre d’inventaire

Ce livre est moins important que le livre journal et le grand livre, mais il doit faire partie des documents transmis chaque année au tribunal de commerce. En effet, il participe à l’évaluation du patrimoine de l’entreprise. Cependant, depuis la loi de simplification et d’amélioration de la qualité du droit du 17 mai 2011 (n°2011-525), la tenue de ce livre n’est plus une obligation comptable, alors même que l’obligation annuelle d’inventaire reste pleine et entière.

L’après-inventaire ou comment estimer la valeur de ses stocks

Lorsque l’inventaire d’un rayonnage est terminé, on vérifie l’exactitude des feuilles de comptage en procédant généralement à un double comptage pour éviter toute erreur.
Puis, toutes les fiches d’inventaire sont transmises au service comptabilité qui effectue la consolidation par la comparaison du stock théorique (ce qui est indiqué dans le livre comptable) avec le stock physique qui vient d’être compté.

Valoriser son stock physique

Chaque produit a un coût de production. Chaque matière première a un coût d’achat. La valorisation du stock physique permet de déterminer la valeur unitaire nette des articles en stock. En effet, comme le précise l’article 410-8 du Plan comptable général, l’inventaire est un relevé de tous les éléments d’actif et de passif d’une entité. Ces éléments sont mentionnés en quantité et en valeur à la date d’inventaire : c’est ce qu’on appelle la valeur d’inventaire. Elle correspond à la valeur actuelle de chaque élément que l’on apprécie en fonction du marché et de l’utilité du bien pour l’entreprise.

Pour calculer la valeur actuelle d’un élément de stock, on utilise l’une des trois méthodes suivantes :

calcul du coût unitaire moyen pondéré (CUMP) en divisant le total des coûts d’acquisition par le total des quantités,
calcul du coût réel d’acquisition selon la méthode PEPS (premier entré, premier sorti) en ne retenant que le dernier coût d’acquisition,
calcul basé sur la valeur de remplacement (NIFO).

Les stocks et la comptabilité


Les stocks physiques d’une entreprise, d’un commerce figurent à l’actif du bilan comptable. Par opposition aux immobilisations, ils sont placés dans les actifs circulants et figurent également au compte de résultat : dans le compte « produits d’exploitation » pour les produits finis et semi-finis ; dans le compte « charges d’exploitation » pour les matières premières et autres approvisionnements.
Les règlements en matière fiscale autorisent, après valorisation, de porter aux comptes de stocks des provisions pour dépréciation, équivalentes aux pertes de valeur d’articles vieillissants dont l’emploi ou la vente ou deviennent incertains (comptes 39).

Nous l’avons vu l’inventaire est une opération d’importance qui exige organisation et rigueur. Lorsqu’il est bien fait, il est particulièrement créateur de valeur. En effet, il permet d’améliorer sa stratégie de gestion patrimoniale, notamment grâce à la parfaite connaissance de l’ensemble des éléments composant son stock. Il permet aussi d’adapter sous outils et de mieux évaluer ses besoins et d’anticiper les ruptures. Lorsque les stocks sont très importants et connaissent de grandes rotations, il peut être judicieux d’investir dans un logiciel performant pour éviter les écarts et performer les opérations de comptage pour gagner en agilité.

à savoir

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