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Le guide du commerçant – La gestion des stocks

La gestion des stocks pour l’e-commerce

Particulièrement compliquée à mettre en place sur un site e-commerce, la gestion des stocks est réellement le point de l’activité qui peut ruiner votre business si vous le négligez. Il est donc essentiel que vous mettiez en place une organisation bien structurée pour optimiser vos approvisionnements et vos sorties de stock. Fastmag vous présente les fondamentaux d’une bonne gestion de stock pour l’e-commerce : des différentes méthodes utilisées pour s’approvisionner et sortir ses produits, aux problèmes les plus fréquemment rencontrés, sans oublier les meilleures solutions pour les contourner.

Les différentes méthodes de gestion de stock : des approvisionnements aux sorties

Que l’on ait un commerce physique ou une activité en ligne, il est des constantes : des produits entrent en stock quand d’autres sortent. Ce sont ces flux continus qu’une bonne gestion de stock s’évertue de réguler afin de répondre à la demande en tenant compte de différents éléments, comme les tendances du marché et les délais d’approvisionnements et de fabrication des fournisseurs.

Bien gérer les entrées en stock

Quand on parle d’approvisionnement, on parle d’acheter différents produits, pour divers usages, et ce, que l’on ait un magasin, une entreprise de services ou une usine :

matières premières pour produire des biens,
produits finis à distribuer,
consommables couvrant les besoins de production et de vente.

Dans le cas du e-commerce, on ne s’intéresse à acheter que pour distribuer. Cependant, comme pour une activité classique, la rentabilité du site tiendra en partie dans le fait de bien acheter et au bon moment. Il faut donc s’appuyer sur une stratégie d’achats pertinente et une méthode précise d’approvisionnement.

Adopter une stratégie d’achat efficace

Il existe deux types de stratégie d’achat.
La première s’appuie sur une vision factuelle de sa gestion des approvisionnements : l’historique des ventes est analysé pour dégager une moyenne de vente par articles, ce qui permet d’évaluer ceux qui marchent ou non pour décider des futurs approvisionnements.
La seconde stratégie s’appuie sur une vision prévisionnelle qui conjugue le factuel à une analyse 360 ° de toutes les données (contexte économique, évolution de la demande…).
Selon les produits mis en vente sur votre boutique en ligne, à vous de décider de la stratégie qui convient le mieux à votre gestion de stock.

Adopter la méthode d’approvisionnement la plus pertinente

Comme les stratégies d’achat, il existe diverses méthodes pour procéder à son approvisionnement.

La méthode Juste-à-temps (JAT)

Les approvisionnements dépendent de la demande, réduisant ainsi considérablement le stockage.

La méthode calendaire

Elle consiste à s’approvisionner à une date fixe une quantité fixe, en appliquant la formule de Wilson ou QEC.

La méthode Kanban

Un stock minimum est défini et les achats suivants sont réalisés en fonction des commandes.

La méthode point de commande

Un stock minimum est fixé. Quand ce dernier est atteint, un approvisionnement de quantité égale est automatiquement déclenché, peu importe la date.

Quelle que soit la méthode retenue pour votre e-commerce, elle doit favoriser une gestion de stock optimale afin d’éviter la rupture de stock ou le sur-stockage.

Bien gérer les sorties de stock

Les sorties des stocks se gèrent également selon différentes méthodes éprouvées. Elles doivent être adaptées au type de commerce en ligne que vous avez. Rien ne vous empêche de les mixer selon les familles de produits que vous commercialisez.

Méthode FIFO

La méthode First In First Out, utilisée dans les outils FASTMAG, consiste à enlever du stock les matières ou produits en procédant du plus ancien au plus récent. Son intérêt est qu’elle favorise une bonne gestion des denrées périssables et évite les problèmes d’obsolescence ou de dégradation.

Méthode LIFO

La méthode Last In First Out est l’opposé de la FIFO. Utilisée pour les produits sans DLC, elle permet de faire sortir du stock ce qui vient de rentrer. Son intérêt réside dans le gain de temps et la simplification des tâches des opérationnels.

Méthode FEFO

La méthode First Expired First Out s’utilise principalement dans le domaine de l’agroalimentaire où il est nécessaire de faire sortir les produits aux DLC les plus proches en premier.

Les particularités d’une gestion de stock pour l’e-commerce

Quelles que soient votre activité e-commerce, votre stratégie d’achat et de sorties de vos stocks, il est indispensable de vous doter d’un système de gestion des stocks automatisé.

Pourquoi s’équiper d’un système de gestion des stocks centralisé ?

Contrairement à un magasin physique où l’on peut se rendre pour échanger avec l’équipe de vente qui peut proposer un autre article, une réservation sur un prochain arrivage, etc. l’e-commerce propose une relation complètement dématérialisée de l’acte d’achat. Si le « consum’acteur » du web ne trouve pas ce qu’il souhaite sur votre boutique, il peut en un clic aller voir ailleurs sans bouger de son canapé. Il vaut mieux donc mettre en place un système de gestion des stocks qui permet de ne pas trop le décevoir.

Un système centralisé de gestion des stocks vous évite donc l’écueil de la rupture, mais aussi :

les sur-stockages qui mangent la place dans vos entrepôts et vous coûtent cher en immobilisation ;
les erreurs d’inventaires plus difficiles à gérer lorsqu’on n’a pas le stock physique sous la main, mais dans un entrepôt externalisé.

Oubliez donc les carnets, les spreadsheet et les tableaux Excel remplis manuellement. Et passez votre gestion de stock en mode agile.

Les différents types de systèmes de gestion des stocks automatisés

Lorsque l’on se lance dans le e-commerce, on n’a guère le retour d’expérience nécessaire pour faire les bons choix en matière de système de gestion de stock automatisé. Cela est d’autant plus vrai qu’ils sont multiples.

Système conçu pour les commerces physiques

Si ce système montre toutes ses preuves pour la gestion d’un stock physique, il montre aussi ses limites dans le cadre du commerce en ligne. En effet, si théoriquement il est possible de mettre en place une gestion centralisée des stocks, cela est chronophage, voire extrêmement difficile.

Système via le site avec plateforme e-commerce intégrée

Il existe de nombreuses plateformes e-commerce hébergées sur SaaS, comme WordPress, Shopify ou Weebly, pour ne citer qu’eux. La gestion est très simple à condition de ne vendre que sur un seul site. Dès lors que vous souhaitez vendre sur plusieurs plateformes comme les marketplaces (Amazon, Cdiscount, eBay, PriceMinister…), le problème de centralisation se pose.

Système automatisé d’un logiciel e-commerce

C’est la meilleure solution pour optimiser votre gestion de stock dans un contexte e-commerce. Ce type de logiciel, comme celui de FASTMAG, permet de traiter automatiquement les commandes et effectue en temps réel les mises à jour du stock, quelles que soient les plateformes qui vendent vos produits : votre site, les sites partenaires, les marketplaces.
Par ailleurs, si vous avez différents points de vente physique, vous pouvez aussi intégrer leurs stocks en connectant leurs flux de données. Ainsi, vous avez une vision élargie de vos stocks, dont la gestion permet de distinguer : les stocks des magasins et ceux dédiés au e-commerce. En cas de rupture proche, il vous est ainsi possible de transférer des stocks du magasin pour satisfaire une demande en ligne et vice versa.

La gestion logistique de l’e-commerce

Outre la gestion des stocks, le commerce en ligne a ses propres particularités en matière de logistique : des particularités qui amènent d’ailleurs le modèle de l’immobilier tertiaire à se repenser.

Une gestion d’entrepôt optimisée

Que l’on soit industriel ou commerçant, notamment en ligne, il y a des principes de base immuables comme la prise en compte du nombre de commandes à traiter et du nombre des articles à stocker. Ainsi, plus les commandes sont nombreuses, plus il faut augmenter le nombre de collaborateurs et la surface des entrepôts.

Les différentes méthodes de stockage

Les zones d’entreposage sont difficiles à déterminer. Cette difficulté s’accroît avec une activité e-commerce où la méthode de stockage doit impérativement être pensée en fonction des volumes à traiter.

Picking à la commande (moins de 50 commandes à traiter par jour)

Cette méthode ne nécessite pas de règles strictes régissant l’organisation de la zone de stockage, si ce n’est celle de bons sens facilitant les inventaires : classement par familles et sous-familles de produits…

Picking par lot (entre 50 et 1 000 commandes/jour environ)

Cette méthode exige une professionnalisation de la zone de stockage en respectant les normes édictées par le Ministère du Travail.

Traitement industrialisé (au-delà de 1 000 commandes/jour)

Ce dernier s’appuie sur un logiciel de gestion d’entrepôt et des chaînes de convoyage robotisées.

L’externalisation de ses stocks

En e-commerce, si les volumes sont importants, l’externalisation et la mutualisation de l’ensemble des moyens et des outils de la chaîne logistique (solutions logicielles, locaux…) sont souvent plus avantageuses qu’un traitement industrialisé. Mais, pour les petites structures équipées d’un logiciel adapté, une bonne gestion de stock exige simplement de bien négocier les loyers de ses locaux et les volumes de marchandises auprès des fournisseurs.

Les astuces d’une logistique agile

Si la méthode de stockage est essentielle, certains points non bloquants dans une gestion d’entrepôt classique peuvent rapidement handicaper l’essor d’un commerce en ligne. Il est donc essentiel de les lever au plus vite pour gagner en efficacité, en rapidité et en satisfaction client :

Maximiser l’ergonomie du site en le pensant de façon à limiter les déplacements inutiles à vos collaborateurs et le port de charges lourdes
Structurer correctement votre espace de stockage, en plaçant les stocks à forte rotation près des tables de colisage, par exemple
Ranger correctement tous vos rayonnages par la mise en place d’un adressage
Spécialiser vos collaborateurs (réception, envoi, vérification, rangement, picking, colisage, affranchissement…)
Intégrer aux commandes en attente les produits tout juste réceptionnés avant même de les ranger pour les expédier au plus vite
Procéder au picking, colisage et affranchissement d’un même produit de façon simultanée pour préparer rapidement toutes les commandes qui le contiennent

En conclusion, la gestion des stocks pour le e-commerce adapte les grands sujets stratégiques et opérationnels de la gestion aux réalités de l’Internet. En effet, plus qu’ailleurs sans doute, le temps et l’optimisation de l’espace sont de vrais enjeux et leviers de compétitivité qui ne peuvent être efficients qu’au moyen d’un logiciel de gestion centralisé.

En résumé

  • Développer des stratégies d’achat en accord avec ses méthodes d’entrée et de sortie de stock
  • Mettre en place un système de gestion automatisé au moyen d’un logiciel e-commerce
  • Développer une vision 360 ° de sa logistique
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