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Le guide du commerçant – Gestion des stocks

Pour être performante, une entreprise se doit de disposer du bon stock, au bon endroit, dans le bon timing et au meilleur coût, Quelle que soit sa taille, c’est une difficile équation. En effet, tout l’enjeu d’une bonne gestion de stock consiste à éviter les ruptures, tout en ayant assez de place dans sa zone de stockage pour gagner en efficacité, et diminuer du même coup le cash immobilisé. Comment y parvenir ? Découvrez avec Fastmag les différentes méthodes pour gagner en efficacité dans la rotation de vos stocks et la gestion de vos approvisionnements.

Les notions essentielles à connaître en gestion des stocks

Avant de comprendre comment optimiser sa gestion des stocks, il est important de bien définir ce dont on parle.

Définition du stock

Quand on parle des stocks d’une entreprise, on parle essentiellement d’une partie de son patrimoine composé de :

  • biens acquis et destinés à la vente ;
  • matières premières dédiées à la fabrication ;
  • produits fabriqués ou en cours de réalisation ;
  • articles défectueux voués à la réparation.

Tous ces matériaux, produits et matières doivent être stockés de façon optimale.

Les règles de stockage

Le stockage doit répondre à quelques règles indispensables :

  • la sécurité des salariés ;
  • la préservation des biens ;
  • l’optimisation de l’espace.

Bien stocker, c’est avant tout respecter ces règles et connaître le nombre d’articles disponibles à l’instant T.

L’importance de la gestion de stock

La gestion de stock désigne l’ensemble des process mis en place dans l’entreprise et permettant de définir :

  • les seuils d’approvisionnement ;
  • les quantités à acquérir.

Elle est un des maillons de la chaîne logistique.

Les trois enjeux de la gestion de stock

La gestion de stock doit répondre efficacement à trois enjeux.

1. La satisfaction de la demande du client
Pour un magasin, il est nécessaire de disposer des articles en quantité suffisante pour répondre à la demande de sa clientèle. Pour un industriel, il est nécessaire de disposer de la matière première et des éléments indispensables à la fabrication des produits commandés afin de respecter ses délais de livraison. Que l’on gère un magasin ou une usine, il est donc essentiel ce que la personne en charge des achats connaissent parfaitement la demande, les tendances de marché, les délais des fournisseurs et des distributeurs.

2. L’optimisation des coûts
Stocker coûte de l’argent. En effet, aux coûts d’acquisition des marchandises s’ajoutent ceux liés à la conservation. Puis, lorsque l’inventaire de clôture d’exercice est réalisé, certaines d’entre elles ne peuvent faire l’objet d’une valorisation soit en raison de leur état (détérioration, casse…), soit en raison de leur technologie dépassée.

3. L’optimisation de l’espace
Pour des raisons de sécurité et de déplacements facilités au sein de la zone de stockage, il est essentiel d’optimiser son espace et ses rangements. La préparation des commandes devient ainsi plus rapide et le personnel gagne en confort, ce qui prévient les accidents de travail et limite les arrêts maladie.
Une bonne gestion des stocks revient à minimiser les coûts, en évitant les ruptures, le surstockage et les accidents.

La gestion de stocks : de l’entrée à la sortie

De l’achat à la sortie, en passant par le stockage et la production, il existe différentes façons de gérer la vie d’un produit dans une entreprise.

1. Gérer les approvisionnements en amont de ses stocks

Avant de stocker, il faut s’approvisionner. Une bonne gestion de ses approvisionnements esquisse les contours d’une bonne gestion des stocks. En effet, sur ce poste également, il est possible d’optimiser ses coûts, notamment pour éviter tout risque de surstockage.

L’approvisionnement consiste à acheter :

  • diverses matières premières pour produire des biens,
  • des produits pour les distribuer,
  • des consommables pour couvrir les besoins internes.

Bien acheter et au bon moment participe à la rentabilité de l’entreprise. Il faut donc avoir une vision des besoins pour lisser dans le temps ses achats. Cette vision peut puiser son inspiration dans le factuel ou un composite de données.

Vision empirique ou prévisionnelle ?

Si l’on opte pour une vision empirique de sa gestion des approvisionnements, on s’appuie sur le factuel. On analyse donc l’historique des ventes à partir duquel une moyenne est établie par articles. De cette moyenne, l’entreprise est capable de déduire un certain nombre d’informations : produits qui marchent et ceux qui attirent moins… Ce sont ces éléments critères qui décideront de ses futurs approvisionnements et des méthodes pour les réaliser.

Si on opte pour une vision prévisionnelle, on s’appuie alors sur le factuel mais également sur une analyse élargie au contexte économique et à l’évolution de la demande. De plus en plus, celle-ci intègre le big data pour anticiper les évolutions des comportements d’achat.

Les différentes méthodes d’approvisionnement

Les méthodes d’approvisionnement les plus courantes sont au nombre de quatre.La méthode de réapprovisionnement
Également appelée « méthode calendaire », elle consiste à commander à date fixe une quantité fixe, selon la formule de Wilson ou QEC.

La méthode Juste-à-temps
Dans cette méthode, les achats se font en fonction de la demande, sans aucune anticipation, ce qui permet de réduire considérablement le stockage, en supprimant notamment les stocks intermédiaires. Elle est idéale dans le cas d’une entente parfaite entre l’entreprise, ses clients et fournisseurs.

La méthode Kanban
Avec la méthode Kanban, un stock minimum est mis en place. Puis, les achats se font progressivement en fonction des volumes de commandes. C’est un système à flux tirés qui s’appuie sur la demande et des étiquettes, chacune correspondant à une commande bien précise.

La méthode point de commande
Comme la précédente, la méthode dite point de commande consiste à définir un stock minimum, à ceci près qu’une fois ce dernier atteint, un nouvel approvisionnement de quantité égale est déclenché, peu importe la date. Ce système permet ainsi de réduire le stockage et les coûts associés.

Quelle que soit la méthode d’approvisionnement retenue, elle doit favoriser une gestion optimale afin d’éviter le surstockage.

2. Gérer ses sorties de stocks

Il existe différentes méthodes de sorties des stocks. Elles diffèrent d’une entreprise à l’autre en fonction du métier, de la taille et des besoins. Il existe même des entreprises où les méthodes de gestion de stock varient selon les familles de produits.

La méthode FIFO

La méthode FIFO (First In First Out) ou « premier entré premier sorti » consiste à prélever du stock les matières ou produits en procédant du plus ancien au plus récent. C’est la méthode de gestion de stock du bon sens puisqu’elle s’attache à la chronologie des entrées pour traiter les sorties, ce qui permet de bien gérer les denrées périssables et d’éviter tout problème de dégradation ou d’obsolescence.

La méthode LIFO

La méthode LIFO (Last In First Out) ou « dernier entré premier sorti », à l’inverse, semble incohérente puisqu’elle s’attache à faire sortir ce qui vient de rentrer en stock. Mais, si les produits concernés par cette méthode n’ont aucune date limite de consommation ou ne risquent pas de se détériorer, cette méthode de gestion de stock peut être pertinente. En effet, elle facilite le travail des opérationnels qui optimisent ainsi leur temps.

La méthode FEFO

La méthode FEFO : First Expired First Out ou « premier expiré, premier sorti » est particulièrement utilisée dans le domaine de l’agroalimentaire où les dates de DLC sont particulièrement importantes. En effet, elle consiste à faire sortir en premier le produit dont la date d’expiration est la plus proche.

3. Gérer ses rotations de stocks

Une rotation des stocks à fréquence élevée est le reflet d’une excellente gestion du stock, dont le coût est minimisé du fait de son renouvellement rapide. Ainsi, l’amortissement des frais fixes est réparti sur un plus grand nombre de marchandises, ce qui a pour conséquence d’augmenter la rentabilité d’une entreprise.
Selon les domaines d’activité, les rotations de stocks peuvent être plus ou moins fréquentes. Elles doivent être calculées et analysées selon différents paramètres comme la durée d’un cycle d’exploitation et la saisonnalité de l’activité.

Indicateurs de performance de la rotation des stocks

Il existe deux indicateurs de performance permettant de mesurer la qualité de la gestion des stocks : le taux de rotation des stocks et la durée moyenne de stockage.

Le taux de rotation permet d’évaluer le nombre de renouvellements complets du stock pour atteindre un certain montant de chiffre d’affaires sur une période donnée.La durée moyenne de stockage, quant à elle, indique la durée moyenne de stockage d’un article en nombre de jours. Plus elle est courte, mieux c’est.

Méthode de calcul de la rotation des stocks

Le calcul du taux de rotation des stocks se réalise en deux temps.

1. Calcul du stock moyen sur une période donnée
(Stock du début + stock de la fin) ÷ 2.
Si on ne connaît pas le stock du début ou de fin, on ne peut pas calculer le stock moyen. Alors, on peut utiliser le stock réel mesuré après inventaire.

2. Calcul du taux de rotation
On peut utiliser deux formules :

  • Coût d’achat des marchandises vendues ÷ stock moyen
  • Chiffre d’affaires ÷ stock moyen

Plus le taux de rotation est élevé, plus la rentabilité est meilleure.

4. Logiciel de stockage

Afin de favoriser une gestion de stock souple, l’idéal est d’opter pour un logiciel d’archivage et d’un logiciel de gestion de stocks, notamment si vos stocks sont importants.

Avantages d’un logiciel de gestion de stock

Grâce à un logiciel de gestion des stocks, vous pouvez aisément :

  • gérer les entrées et les sorties,
  • mettre en place un stock minimum et un maximum,
  • connaître les éléments en des stocks en temps réel,
  • disposer d’un historique des mouvements de vos stocks.

De plus, ce type de logiciel est particulièrement pertinent pour rapprocher les stocks théoriques et les stocks physiques lors des inventaires, mais aussi réaliser les étiquetages, gérer les codes-barres…

La gestion des coûts

Optimiser ses stocks, donc ses coûts, ne réside pas dans le seul fait de choisir un modèle de gestion garantissant un taux de rotation élevé. C’est également diminuer drastiquement ses stocks dormants qui induisent des coûts de gestion très élevés.

Définition des stocks dormants

Les stocks dormants sont des stocks qui ne sortent pas. De quantité de raisons peuvent expliquer cette situation qui a un coût logistique non négligeable. Mais, de manière générale, ils sont le fruit d’une faille dans la chaîne logistique qu’il faut régler.

Identifier ses stocks dormants

Lorsque l’on opte pour une méthode d’inventaire régulière, à l’instar du permanent ou du tournant, on est assuré de disposer d’une photographie fidèle de ses stocks, dont les dormants. Il est donc possible d’ajuster au plus vite sa stratégie d’achat sur les articles posant problème et, ainsi, de réduire considérablement les possibilités d’accumulation de ces derniers

Réduire ses stocks dormants

Il y a différentes façons de réduire, voire supprimer complètement les stocks dormants.

Adopter une stratégie de flux tendus

Certains modèles de production ou de gestion des approvisionnements stocks, comme le Juste-à-temps, favorisent une réduction drastique des stocks dormants. On produit, on commande à la demande. Mais, toutes les entreprises ne peuvent pas forcément se passer d’un minimum de stock.

Suivre la consommation

On peut aussi diminuer ses stocks dormants en suivant attentivement les évolutions de la demande. Cela favorise une grande souplesse de gestion : une interruption ou un ralentissement de la commande ou de la production en cas de baisse de la demande ; une anticipation des ruptures de stocks en cas de demande accrue.
Cette réactivité suppose que l’entreprise adopte une méthode d’inventaire régulière, comme l’inventaire tournant ou permanent, ce dernier nécessitant de s’équiper d’un logiciel de gestion de stock.

La gestion des réassorts

Le réassort, ou réassortiment, est différent du réapprovisionnement. Si ce dernier consiste à passer une nouvelle commande dès l’atteinte du stock minimum, le réassort permet de compléter des produits absents d’un rayonnage de magasin.

But du réassort

Dès le constat d’un manque en rayon, il est nécessaire de la garnir de nouveau en allant chercher les produits en réserve. Il ne faut jamais laisser des rayonnages vides. Cela renvoie une mauvaise impression à la clientèle qui associe immédiatement ce vide à l’idée d’un magasin peu agréable et proposant peu de choix. Il faut donc toujours assurer une présence visuelle sur l’ensemble des rayonnages d’un point de vente.

Méthode du réassort

  • Évaluer le nombre de produits à placer en rayon
  • Ranger le rayonnage et retirer les produits détériorés, s’il y en a
  • Chercher les produits manquants
  • Placer les produits en rayon, selon la technique du 1 pour 1, c’est-à-dire un produit replacé pour un produit manquant, par exemple.

Éviter les ruptures de stock et le surstockage

Si une entreprise ne parvient pas à gérer correctement ses stocks, elle s’expose aux risques de rupture de stock (la demande est plus forte que ce qu’elle peut délivrer) ou de surstockage (les stocks sont supérieurs à la demande, les rotations sont faibles). Dans les deux cas, l’entreprise se doit de réagir vite si elle veut éviter les pertes.

Les ruptures de stock, un cas fréquent

  • Constitution d’un stock de sécurité
  • Création d’un stock de produits finis ou semi-finis pour anticiper un souci de production
  • Instauration d’un pool stock, dans le cas de la méthode Kanban, pour absorber les petites variations en quantité d’une journée sur l’autre
  • Formation d’un stock de découplage formé d’un produit « de base » que l’on peut personnaliser à l’envi

Le surstockage, l’ennemi des trésoreries

Surstocker représente un coût très important pour une entreprise. En effet, il accroît à la fois les charges fixes (locaux, les machines, les rangements), mais aussi les charges variables et les frais de personnel.

Solutions pour éviter le surstockage

  • Redéfinir sa gestion des approvisionnements
  • Augmenter son taux de rotation en organisant des opérations de déstockage

Pour conclure, une bonne gestion des stocks exige de bien choisir ses méthodes d’approvisionnements et de sorties de stock. Elle exige aussi une surveillance en continu qui, lorsque les stocks sont importants, nécessite l’aide d’un logiciel de stockage. Le but de cette gestion sur le feu des dates de commande et des quantités commandées est de limiter les coûts de l’entreprise et d’augmenter sa rentabilité par une excellente rotation des stocks. Pour ce faire, il est indispensable d’éviter les ruptures de stock et le surstockage.

En résumé

  • Respecter les règles de stockage (sécurité, préservation des biens, optimisation de l’espace)
  • La gestion des stocks est créée pour définir les seuils d’approvisionnement et les quantités à acquérir
  • Les enjeux : satisafaction client, optimisation des coûts et de l’espace
  • Choisir une méthode la mieux adaptée : réapprovisionnement, juste-à-temps, kanban, point de commande
  • Gérer ses sorties avec les méthodes FIFO, ou LIFO ou FEFO
  • Vérifier des performances en calculant son taux de rotation des stocls
  • Eviter les ruptures de sotkcs et surstockage en vérifiant et en maitrisant sa gestion de réassort. Cela passe parfois par la redéfinition de sa gestion des apprivsionnements ou l’augmentation de son taux de rotation
  • Utiliser un logiciel de gestion des stocks adapté comme Fastmag
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