Accueil > Le guide du commerçant > Comptabilité et fiscalité

Le guide du commerçant – Comptabilité et fiscalité

Lorsque l’on se lance dans la grande aventure du commerce physique ou en ligne, il est indispensable de tenir avec beaucoup de rigueur sa comptabilité. Cela permet de répondre à tout moment à l’ensemble des obligations légales, notamment en matière de déclaration fiscale. Découvrez avec Fastmag comment bien gérer la comptabilité de votre magasin.

Les obligations comptables du commerçant

Qu’il soit personne physique ou morale, un commerçant, inscrit au registre du commerce et des sociétés (RCS), se doit de tenir une comptabilité normale ou simplifiée.
Il doit donc respecter les règles du plan comptable. À défaut, il peut être redevable d’une taxation d’office sur un bénéfice évalué par le fisc. Enfin, selon la taille et le régime comptable de l’entreprise, les obligations comptables diffèrent.

La tenue de comptabilité

Un commerçant doit tenir une comptabilité régulière, sincère et fidèle à la réalité de l’entreprise. Selon la loi, « tenir des documents comptables inexacts ou fictifs est sanctionné pénalement : le chef d’entreprise encourt une amende de 500 000 € et 5 ans d’emprisonnement ».

Un dirigeant d’entreprise peut décider de la réaliser en interne ou de la confier à un professionnel : un expert-comptable inscrit au tableau de l’ordre. Seul ce dernier est habilité à effectuer des travaux de tenue, de vérification, d’appréciation, de surveillance ou de redressement des comptes pour le compte de tiers. L’exercice illégal de cette profession constitue un délit donnant lieu à des sanctions pénales.

Les obligations légales pour une bonne tenue de comptabilité

Que vous réalisiez votre tenue de comptabilité en interne ou que vous la confiez à un expert-comptable, il est obligatoire de respecter certaines obligations légales pour réaliser une tenue de comptabilité fidèle et sincère :

1. Enregistrement chronologique des mouvements (achats, ventes, etc.) du patrimoine de l’entreprise
2. Mise en place d’une facturation
3. Réalisation obligatoire d’un inventaire annuel physique qui peut être lissé dans le temps
4. Établissement des comptes annuels à la fin de chaque exercice (bilan, compte de résultat et annexe)
5. Ouverture d’un compte bancaire
6. Conservation de toutes les pièces comptables, après clôture de chaque exercice et durant au moins 10 ans
7. Dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce

Les différents documents comptables

Il existe un certain nombre de documents et pièces comptables avec lesquels il est indispensable de se familiariser au plus vite.

Les comptes sociaux

Ce sont les comptes annuels. Conformément à la loi, ils comprennent :

  • le bilan présentant les éléments actifs et passifs de l’entreprise, et où apparaissent, de façon distincte, les capitaux propres ;
  • le compte de résultat rassemblant les produits (ventes, intérêts de capitaux placés, etc.) et charges (achats, salaires, impôts, etc.), et où sont indiqués le bénéfice ou la perte de l’exercice, après déduction des amortissements et des provisions ;
  • l’annexe qui commente et complète le bilan et le compte de résultat.

Pièces comptables obligatoires

Selon la loi, les comptes doivent présenter, sous forme électronique ou papier :

  • le livre-journal qui consiste en un enregistrement chronologique (opération par opération et jour par jour) de tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise ;
  • le grand-livre qui rassemble tous les comptes (les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées selon le plan comptable).

À noter : depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’est plus obligatoire.

Obligations spécifiques

En plus des documents énumérés ci-dessus, grandes et petites entreprises sont soumises à des obligations spécifiques.

Grandes entreprises

Les entreprises d’au moins 300 salariés et dégageant un CA de plus de 18 millions d’euros doivent présenter :

  • Actif réalisable et disponible et passif exigible
  • Compte de résultat prévisionnel
  • Tableau de financement et un bilan annuel
  • Plan de financement prévisionnel

Les groupes de sociétés (maison mère contrôlant plusieurs filiales) doivent présenter :

  • Comptes consolidés (regroupement de l’ensemble des sociétés) avec bilan, compte de résultat consolidé et annexe indissociables
  • Rapport de gestion du groupe

Petites entreprises

Les personnes physiques ou morales, assujetties au régime réel simplifié d’imposition, peuvent adopter une présentation simplifiée de leurs comptes annuels. Cela consiste à n’enregistrer que les créances et les dettes à la clôture de l’exercice.

Pour pouvoir réaliser cette présentation simplifiée, les commerçants et petites entreprises ne doivent pas dépasser des certains seuils de chiffre d’affaires et de bilan. De plus, les micro-entreprises n’ont pas l’obligation d’établir d’annexe.

 

Micro-entreprises Petites entreprises
Total du bilan inférieur à 350000 € 4000000 €
Chiffre d’affaires inférieur à 700000 € 8000000 €
Salariés permanents (moyenne) 10 50
Simplification Bilan et compte de résultat simplifiés + dispense de l’annex Bilan et compte de résultat simplifiés

 

Quelques éléments du bilan simplifié :

  • Actif immobilisé (fonds de commerce, équipement informatique, immobilier…)
  • Actif circulant (stocks en cours, acomptes versés sur commande, créances sur les clients, etc.)
  • Capitaux propres
  • Charges et produits constatés d’avance
  • Provisions
  • Dettes (emprunts, avances et acomptes sur commandes en cours et les fournisseurs…)
  • Compte de résultat simplifié précisant les charges d’exploitation (impôts, salaires, etc.) et les produits d’exploitation comme les ventes réalisées

Focus sur les notions essentielles de la comptabilité d’un commerçant

Dans les obligations légales, nous avons vu qu’il existait un certain nombre de documents obligatoires qu’il est indispensable de fournir à l’administration fiscale. Regardons-les plus précisément et faisons un point sur la TVA.

Le bilan comptable

Un bilan comptable représente la situation patrimoniale de votre entreprise à instant T, généralement à la clôture de son exercice. Présenté sous forme de tableau, il est l’un des éléments des comptes annuels de l’entreprise à dresser au moins une fois par an et à envoyer à votre centre des impôts. Il indique :

  • les actifs immobilisés,
  • les actifs circulants,
  • les dettes à long terme,
  • les dettes à court terme.

Selon votre activité, il est important de le doter d’indicateurs financiers ou opérationnels personnalisés. En effet, ce bilan permet de donner une valeur financière à votre entreprise et de tirer quelques données indispensables à son pilotage et à sa gestion.
Pour compléter la vision d’ensemble qu’il propose de votre activité, il est nécessaire de la compléter du compte de résultat et du plan de trésorerie (document facultatif en cas de présentation simplifiée).

Le compte de résultat

Il enregistre et catégorise toutes les transactions de l’exercice comptable : produits/ressources et charges/dépenses de l’activité entre deux dates. La différence entre produits et charges est le résultat net de l’exercice. Si les produits sont supérieurs aux charges, l’entreprise est bénéficiaire. A contrario, l’entreprise est déficitaire.

La TVA

Impôt indirect proportionnel, la TVA est calculée sur le prix de vente hors taxes de tous les biens et services. Elle est payée par les consommateurs et versée à l’État par les entreprises, après déduction de la TVA qu’elles ont elles-mêmes payée antérieurement lors de l’achat du produit ou des matières premières nécessaires à leur production. C’est donc une opération neutre pour les entreprises.

L’imposition sur les bénéfices d’un commerçant

Les modalités d’imposition des bénéfices des entreprises diffèrent selon leur forme juridique. Ainsi, il existe plusieurs types d’impôts :

  • Impôt sur les sociétés (IS),
  • Impôt sur le revenu (IR) sous un régime réel d’imposition (BIC)
  • Impôt sur le revenu sous le régime de la déclaration contrôlée (BNC),
  • Impôt sur le revenu (IR) sous le régime de la micro-entreprise.

Impôt sur les sociétés (IS)

L’impôt sur les sociétés fait supporter à l’entreprise l’imposition des bénéfices. Il se calcule sur le montant du bénéfice imposable résultant de la différence opérée entre les recettes acquises et les dépenses engagées au cours de l’exercice. Un taux d’imposition lui est ensuite appliqué afin de déterminer le montant de l’impôt dû, déductions faites des différentes exonérations auxquelles l’entreprise peut prétendre.

Impôt sur le revenu au régime réel ou au régime de la déclaration contrôlée

L’impôt sur le revenu au régime réel d’imposition (pour les activités relevant des BIC) ou au régime de la déclaration contrôlée (pour les activités relevant des BNC) consiste à imposer directement l’entrepreneur, pas l’entreprise.
Le bénéfice imposable de l’exercice résulte de la différence :

  • entre les recettes acquises et les dépenses engagées pour les activités relevant des BIC,
  • entre les recettes encaissées et les dépenses décaissées pour les activités relevant des BNC.

Impôt sur le revenu sous le régime de la micro-entreprise

L’impôt sur le revenu sous le régime de la micro-entreprise (micro-BIC ou micro-BNC selon l’activité exercée) consiste à imposer personnellement le micro-entrepreneur sur les bénéfices professionnels calculés de manière forfaitaire. Ce régime d’imposition ne tient pas compte des dépenses réelles pour le calcul du bénéfice imposable.

Selon votre situation personnelle et votre activité, certains régimes d’imposition sont plus avantageux que d’autres. C’est pourquoi il est important de prendre conseil auprès d’un expert pour bien déterminer la forme juridique de votre entreprise avant de démarrer.

Les b.a.-ba d’une bonne gestion comptable d’un commerçant

1. Garder toute la documentation nécessaire pour mener à bien la fiscalité de votre boutique :

  • Factures de vente avec reçus d’encaissements
  • Factures d’achats et/ou tout autre type de justificatif de dépenses
  • Relevés bancaires

2. Faire un bilan régulier entre les achats et les ventes, c’est-à-dire entre les dépenses effectuées et ce qui est encaissé

3. S’équiper d’un logiciel de comptabilité

4. Opter pour un conseiller ou un gestionnaire pour traiter l’aspect fiscal de votre affaire et de votre situation personnelle

5. Présenter ses comptes au registre du commerce et des sociétés dans les 6 mois après la fermeture des comptes annuels

storage-unitFastmag, la comptabilité et la fiscalité

FASTMAG Négoce est un logiciel de gestion commerciale et comptable qui vous permet de piloter avec agilité votre activité grâce à ses nombreuses fonctionnalités :

  • interface comptable,
  • interface logistique,
  • gestion commerciale B2B,
  • CRM (Customer Relationship Management – gestion de la relation client) et fidélisation
  • multi-dépôts,
  • multi-enseignes.

Connecté au logiciel de caisse, cet outil intuitif et ergonomique de gestion commerciale et comptable permet de développer vos ventes en gros, de gérer votre comptabilité et de développer un site e-commerce B2B.
Faites de votre gestion commerciale et comptable un puissant levier de trésorerie pérenne.

Contactez dès maintenant notre équipe commerciale qui étudiera avec vous les options de personnalisation les plus adaptées à votre métier et à votre structure.

documentÀ propos des éléments d’actifs et de passif

Selon l’article L123-19 du Code de commerce, « les éléments d’actif et de passif doivent être évalués séparément.

Aucune compensation ne peut être opérée entre les postes d’actif et de passif du bilan ou entre les postes de charges et de produits du compte de résultat, sauf dans des cas exceptionnels prévus par un règlement de l’Autorité des normes comptables.

Le bilan d’ouverture d’un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l’exercice précédent ».

Fastmag - Tous droits réservés - Mentions légales - Conditions générales de vente - RGPD - Une société du groupe DL Software