Saisie des règlements clients

1. La saisie des règlements clients

La saisie des règlements permet de mettre à jour le solde des comptes clients. Il convient de saisir les règlements quotidiennement de manière à gérer les comptes clients en temps réel. Cela permettra à l’ensemble des utilisateurs de connaître l’encours des clients pour toute action commerciale, prise de commande, livraison, relance, etc …

• Pour saisir un règlement, taper le nom du client et cliquer sur le bouton " rechercher "

• La fiche client s’ouvre sur l’onglet de synthèse. Cliquer sur l’onglet “Saisie” puis “Règlement”.

• Choisir la devise du règlement (possible uniquement si l’option est activée dans le paramétrage dossier négoce).

Montant du règlement : Saisir le montant du règlement (il est possible de cliquer sur le bouton “Solde” si le montant du règlement correspond au solde client).

Mode de règlement : Choisir le mode de règlement dans la liste déroulante.

Date : Saisir la date de réception du règlement.

Délai de règlement : Choisir le délai du règlement afin de calculer la date d’échéance.

Date d’échéance : C’est la date à laquelle le règlement devra être déposé en banque, celle-ci est calculée automatiquement à partir de la date et du délai de règlement renseignés. Il est possible d’indiquer une autre date si vous le souhaitez.

Libellé du règlement : Il s’agit du libellé de l’écriture comptable généré à l’issue de la saisie du règlement. Il est possible de renseigner le nom du client en cliquant sur celui-ci en dessous de la zone de saisie. Il est recommandé d’indiquer le numéro du chèque et le nom de la banque afin de pouvoir fournir les informations au client en cas de litige.

Réf tiré : Indiquer la référence du tiré pour une traite.

Banque : Choisir la banque du client en cas de règlement par traite ou LCR.

Pièce : Vous avez la possibilité de choisir un seul numéro de pièce correspondant au règlement.

Après avoir saisi les informations du règlement, il faut cocher les pièces concernées par ce règlement afin de lettrer le compte client dans le cas où le règlement correspond à une ou plusieurs factures et avoirs.

La valeur de lettrage apparaît alors.

• Cliquez le le bouton “Enregistrer”.

2. Les différents cas

a. Cas du règlement partiel

• Renseigner les informations du règlement puis cliquer sur le bouton “Enregistrer”.

b. Cas du trop perçu

Nous distinguerons deux cas :

• Trop perçu d’un montant important, saisir le règlement et cliquer sur le bouton avance automatique. Le règlement sera lettré et une écriture correspondant à l’avance sera générée sur le compte client.
• Trop perçu d’un montant peu important, saisir le règlement et cliquer sur le bouton solder. Le règlement sera lettré et une écriture correspondant à l’avance sera générée sur le compte profit exceptionnel

c. Cas du moins perçu

Nous distinguerons deux cas :

• Moins perçu d’un montant important, il est recommandé d’établir un avoir d’escompte afin de récupérer la TVA. Saisir le règlement et sélectionner les pièces correspondantes. Puis cocher rester en saisie des règlement et enfin cliquer sur le bouton Créer un avoir d’escompte.
  

Vérifier le montant et le taux d’escompte puis valider l’avoir.

Un avoir est automatiquement établi et le système revient en saisie des règlements.

Cocher l’avoir et cliquer sur le bouton “Enregistrer”.

• Moins perçu d’un montant peu important, saisir le règlement et cliquer sur le bouton “Solder”. Le règlement sera lettré et une écriture correspondant à la différence de règlement sera générée sur le compte perte exceptionnelle.

d. Cas de lettrage sans règlement

Il s’agit de lettrer le compte du client afin de faire le rapprochement entre les factures et les règlements et avoirs. de cette manière, lors de l’impression d’un relevé de compte client, seule les pièces non soldées apparaîtront sur l’état.

Le montant du règlement est égale à zéro, saisir la date, puis sélectionner les pièces concernées en les cochant et enfin cliquer sur le bouton “Lettrer sans règlement”.