Fonctions CRM de Fastmag
  • 31 Oct 2023
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Fonctions CRM de Fastmag

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Article Summary

1. Fiche client

Créez une fiche client dans le logiciel Fastmag pour renseigner les informations relative au client.

a. Création d'une fiche client

Gestion manuelle :

  • Depuis l’interface de vente, cliquer sur “Clients” => “Nouveau client

Note :
Vous pouvez rendre des champs obligatoire depuis le “Paramétrage dossier” => “Liste des champs obligatoires dans la fiche client”. Les champs de la table clients doivent être séparés par une virgule (Ex: nom, prenom)

Formulaire papier :

Il est possible d’imprimer un formulaire papier afin que le client le remplisse à la main. L’opérateur de caisse devra ensuite ressaisir ces informations dans le logiciel Fastmag : 

  • Entrer dans une fiche client => Cliquer sur “Imprimer formulaire” en bas de page.

Formulaire Web

Il est possible d’envoyer par email un lien d’un site web contenant un formulaire pour que le client s’y inscrive. Ce formulaire enrichie automatiquement la base de données de Fastmag. 

  • Merci de contacter Fastmag à contact@fastmag.fr pour une demande de développement

Clipad

Le client peut, via une tablette tactile ou un pc, renseigner ses coordonnées. Ces informations sont automatiquement intégrées dans la fiche du client associé à la vente effectuée. Cela permet de libérer la caisse et d’obtenir des informations correctes sans erreur de saisie.

  • Configuration du clipad depuis l’adresse http://zai1.fastmag.fr/mobile/clipad2/ (Attention, remplacer zai1.fastmag.fr par l’adresse serveur du client)
  • Renseigner le nom de votre enseigne, magasin, et nommer le nom de votre terminal (ex : ipad_caisse ou ipad_principale)
  • Créer une nouvelle fiche client ou rappeler une fiche existante dans votre logiciel Fastmag. En bas à droite, cliquer alors sur le bouton “Clipad”.
  • Sur l’interface clipad, l’utilisateur peut alors renseigner ses coordonnées puis valider. Les informations seront alors automatiquement synchronisées dans la fiche client Fastmag et associées à la vente

b. Champs dans la fiche client

Dans l’onglet “Fiche client” :

Il est possible dans une fiche client de renseigner les informations habituelles. Il est possible de renseigner trois champs qui permettent d’obtenir des informations complémentaires :

  • Provenance (indiquer d’où vient le client. Ex: Mailing, publicité dans les journaux, etc.)
  • Regroupement (indiquer si ce client fait parti d’un groupe. Ex : Association, Fédération, etc.)
  • Observation (indiquer une information importante qui sera rappelée en rouge et en gras sur l’interface de vente lorsque ce client est rappelé - Exemple : Pas de paiement par chèque pour ce client)

Dans l’onglet “Complément”

Il est possible dans l’onglet “Complément” de la fiche client d’ajouter des informations relative au client (exemple : Taille de chemise, pointure, etc.)

  • Pour ajouter des questions dans l’onglet “Complément”, chemin : cliquer sur “Gestion” => “Paramétrage du système” => “Complément fiche” => onglet “Clients” => cliquer sur “Ajouter une nouvelle question

c. Création d'une carte de fidélité dans la fiche client

Possibilité de créer une carte de fidélité avec le nom et prénom du titulaire associé à un code barres et un numéro client.

Procédure :

Menu “Vente” => “Clients” => Nouveau client ou recherche client.

Renseigner à minima le nom ou le prénom de votre client et renseigner le champ “Carte de fidélité”. Ensuite, en bas, cliquer sur “Carte de fidélité”.

2. Sondage en magasin :

Il est possible de paramétrer des sondages en magasin. Les questions du sondage sont personnalisées par le manager/dirigeant. Le sondage est mené par l’opérateur de caisse après validation de la vente pour ne pas perturber l’acte d’achat. Les résultats des sondages sont visibles sous forme graphique mais aussi exportable sous Excel l’analyse de données croisées.

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur « gestion »
  2. Dans la catégorie “Activité commerciale” cliquez sur « Sondage en Magasin »
  3. Cliquez sur « Liste des questions » pour définir les questions à poser lors du sondage
  4. Cliquez sur « Ajouter une question »
  5. Renseigner les champs. Vous pouvez créer autant de questions que vous souhaitez.
    1. Question {par exemple : Typologie}
    2. Texte de la question {par exemple : Quel est le sexe de votre client ?}
    3. Réponses possibles {par exemple : Homme, Femme}
  6. Une fois les champs remplies, cliquez sur « Enregistrer »
  7. Cliquez sur « Retour au menu »
  8. Cliquez sur « Constituer un sondage »
  9. Cliquer sur ajouter un sondage
  10. Donnez un titre à votre sondage dans le champ « Sondage »
    1. Ajoutez vos questions dans l’ordre souhaité
    2. Il vous est possible de réaliser plusieurs sondages. Ces sondages peuvent être différents en fonction des questions posées et en fonction de l’ordre des questions.
  11. Cliquez sur « Enregistrer »
  12. Cliquez sur « Retour au Menu »
  13. Cliquez sur « Lancement des sondages en magasin » pour choisir les magasins dans lesquels seront installés les sondages.
    1. Choisissez le type de sondage à installer en fonction du magasin choisi
    2. Si vous souhaitez retirer le sondage dans un magasin, cliquez sur un champ vide
  14. Cliquez sur « Enregistrer »
  15. Cliquez sur « Retour au menu de gestion »
  16. Cliquez sur l’onglet « Vente »
    1. Effectuez une vente. Votre sondage apparaît automatiquement après validation de la vente. Choisissez les réponses aux questions posées.
    2. Astuce : Il vous est possible d’ignorer ce sondage.
    3. Cliquer sur « Enregistrer les réponses à ce sondage » pour valider celui-ci et retourner sur la page « Vente »
  17. Résultat du sondage
    1. Dans le menu de gauche cliquez sur « Gestion »
    2. Dans la catégorie “Activité commerciale” cliquez sur « Sondage en Magasin »
    3. Cliquez sur « Résultats des sondages »
    4. Choisissez la date de début et la date de fin pour visualiser les résultats de vos sondages en fonction de la période choisie.
    5. Vous pouvez visualiser les résultats de vos sondages sur un magasin choisi ou sur l’ensemble de vos magasins
    6. Cliquez sur « Voir les résultats du sondage »
    7. Astuce : Les résultats sont exportables sur Excel via le bouton « OLAP » pour affiner les résultats en utilisant les données croisées dynamiques.

3. Envoi de ticket de caisse par email :

Il est possible depuis Fastmag d’envoyer le ticket de caisse par email au client final. Cela permet de d’ajouter l’adresse email du client dans la base si celui-ci n’est pas déjà renseigné.

Chemin : Menu “Gestion” => “Paramétrage du système” => “Paramétrage des magasins” => “Ticket email”

  1. Nous vous invitons à cliquer dans un premier temps sur “Utiliser le format par défaut”
  2. Dans “Envoyer le ticket par email en validation de vente”, choisir une des options :
    1. 0-Jamais
    2. 1-Proposer
    3. 2-Toujours
  3. Renseigner l’expéditeur de l’email dans le champ “Adresse email de l'expéditeur “
  4. Renseigner le sujet dans le champ “Sujet de l'email contenant le ticket”
  5. Renseigner le corps de l’email dans le champ prévu à cet effet.
  6. Dans “Filtre sur nature de pièce”, vous pouvez filtrer pour une ou plusieurs type de nature de document (ex: VENTE, RESA)


4. Alertes fiche client

Cette fonction permet de remonter des alertes sous forme de message en vente lors du rappel d’un client. Il est donc possible d’afficher un message sur l’interface de vente en demandant de compléter, par exemple, l’adresse email.

a. Création de l'alerte

Chemin : Cliquer sur “Gestion”=> “Paramétrage du système” => “Gestion des alertes” => cliquer sur “Ajouter une nouvelle alerte”

b. Comment gérer l’ordre des alertes ?

Ou trouver la liste exhaustive des conditions (email='' ; portable='' ; nom=''...)

Il faut saisir une ou des conditions (ex: totalCA>=’1000’) et renseigner le texte à remonter dans l’interface.


5. Liste des clients multicritères

Vous avez la possibilité de visualiser et extraire une liste de clients selon plusieurs critères (en fonction du magasin, avec ou sans carte de fidélité, avec ou sans le numéro de téléphone, en fonction du CA généré, etc.)

Chemin : Cliquer sur “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => Liste_clients_multicritères


6. Gestion des points de fidélité client

Programme de fidélité avec gestion des points de fidélité clients et des différents niveaux par points.

Ce programme permet au client de gagner des points en fonction du montant de ses achats. Lorsque le client aura atteint un certain nombre de points fidélité, il pourra prétendre à des cadeaux. Certains cadeaux nécessitent plus ou moins de points pour être offert. Cela se présente sous la forme de niveaux de fidélité.

  • Il n’y a pas de date limite d’utilisation des points de fidélité
  • On ne peut offrir qu’un seul cadeau par vente
  • Ce programme de fidélité est rattaché à l'enseigne et non au magasin
  • Pour supprimer un niveau de fidélité, il faut que les points de fidélité soient soldés ou inférieur au 1er niveau de fidélité et que les produits identifiés comme cadeaux soient retirés du programme

cf doc fidélité - programme fidélité par point


--------------------- Qualification des données ----------------------

7. Qualification du fichier clients

Nous pouvons qualifier tous les clients selon différents critères pour ensuite exploiter cette base (géographiquement, panier moyen, sexe du client, âge du client, nombre de passage, CA réalisé, date de dernier achat, etc.).

a. Procédure par email

Chemin : Menu “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => Mailing Email

Vous disposez alors de 5 champs permettant de filtrer l’export email sur ces critères.

  • Exemple 1 : 

Colonne 1 = “Code Postal”

Colonne 2 = “égal à”

Colonne 3 = “75017”

Cela permet alors d’obtenir les emails de tous vos clients dont le code postal est égal à 75017. Vous pouvez évidemment combiner plusieurs lignes.

  • Exemple 2 :

Colonne 1 Ligne 1 = “AnneeNaissance”

Colonne 2 Ligne 1 = “plus grand que”

Colonne 3 Ligne 1 = “1986”

Colonne 1 Ligne 2 = “AnneeNaissance”

Colonne 2 Ligne 2 = “plus petit que”

Colonne 3 Ligne 2 = “1996”

Le résultat vous donnera alors les emails de vos clients qui ont entre 20 et 30 ans.

  • Cliquer ensuite sur “Calculer le nombre de clients”.
  • Enfin, exporter (procédure OLAP) le résultat au format excel pour exploiter cette base.

b. Procédure SMS

Chemin : Menu “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => Mailing SMS

Vous disposez alors de 5 champs permettant de filtrer l’export SMS sur ces critères.

  • Exemple 1 : 

Colonne 1 = “Code Postal”

Colonne 2 = “égal à”

Colonne 3 = “75017”

Cela permet alors d’obtenir les numéros de tous vos clients dont le code postal est égal à 75017. Vous pouvez évidemment combiner plusieurs lignes.

  • Exemple 2 :

Colonne 1 Ligne 1 = “AnneeNaissance”

Colonne 2 Ligne 1 = “plus grand que”

Colonne 3 Ligne 1 = “1986”

Colonne 1 Ligne 2 = “AnneeNaissance”

Colonne 2 Ligne 2 = “plus petit que”

Colonne 3 Ligne 2 = “1996”

Le résultat vous donnera alors les numéros de vos clients qui ont entre 20 et 30 ans.

  • Cliquer ensuite sur “Calculer le nombre de clients
  • Enfin, rédigez votre SMS dans la zone prévue à cet effet. Le SMS sera limité à 132 caractères.
Astuce :
Vous pouvez personnaliser le nom de l’émetteur depuis le menu “Gestion” => “Paramétrage du dossier” => Onglet “SMS” => “Expéditeur des SMS” et mettre là, le nom de votre enseigne.

--------------------- Exploitation des données -----------------------

8. Gestion des consignes

Il est possible depuis Fastmag d’envoyer des consignes de vente sous la forme de message défilant sur l’interface de vente. Cela permet de partager une information avec les opérateurs de caisse en temps réel.

Chemin : Menu “Gestion” => “Gestion des consignes en magasins” => “Ajouter une consigne”.

Il est possible d’ajouter une consigne pour un magasin puis de la dupliquer à d’autres magasins. Vous pouvez également adresser une consigne à un utilisateur en particulier. Enfin, les consignes peuvent défiler en caisse si nécessaire en cochant la case “Faire défiler la consigne en vente”.

9. Message au vendeur

Le “Message au vendeur” est une notification qui apparait sur l’interface de vente à destination de l’opérateur de caisse pour l’inciter à créer les fiches clients ou compléter des informations.

Chemin : “Gestion” => “Paramétrage du système” => “Paramétrage des magasins” => Onglet “Fiche” => champs “Message au vendeur pour l'inciter à créer les fiches clients


10. Envoi de sms à un destinataire

Il est possible d’envoyer des messages SMS depuis Fastmag en personnalisant le nom de l'émetteur. La liste des destinataires est modulable en fonction de différents critères (sexe, lieu de la boutique, adresse postale des clients, etc.)

Vous avez la possibilité d’envoyer des SMS à vos clients en cliquant sur le bouton “SMS” en haut à droite de votre écran. Cette procédure vous permet d’envoyer un SMS de 150 caractères à un seul destinataire à la fois. Vous pouvez choisir son numéro dans une liste ou le rentrer manuellement dans le champ “Numéro”.
Rédiger votre SMS puis cliquer sur “Envoyer le SMS”.


11. Anniversaires clients 

a. par SMS

Vous pouvez planifier l’envoi d’un message SMS le jour d’anniversaire d’un client en lui proposant une carte cadeau, des réductions ou autre.

Chemin : Menu “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => “Generer_CartesCadeaux_Anniversaire


Vous avez ici la possibilité d’activer la génération d’un SMS le jour de l’anniversaire de vos clients à condition que la date de naissance de vos clients soient renseignées.

Une fois la procédure planifiée, cet envoi se fait automatiquement.

Vous pouvez définir un montant de carte cadeau ou un taux de remise, le nombre de jour de validité et enfin l’heure à laquelle le client recevra le SMS.

Cette procédure nécessite de créer un courrier dont le nom est ANNIV.

Pour cela, Menu “Gestion” => “Paramétrage du système” => “Gestion des courriers” > “Ajouter un courrier” (attention, le SMS ne doit pas dépasser 132 caractères).

b. par courrier

Vous pouvez générer des courriers pour souhaiter l’anniversaire de vos clients.

Vous pouvez choisir les clients sur un magasin ou sur tous les magasins en laissant le champ vide. Il est possible de générer ces courriers sur une période données

Chemin : Cliquer sur “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => cliquer sur l’état “Anniversaires a souhaiter

Note :
Le format du courrier ne peut être modifié que par le service développement


12. Émission des chèques cadeaux

Cette fonction permet de générer un chèque cadeau pour vos clients en fonction de leur chiffre d’affaire réalisé ainsi que le nombre de passages, et sur une période de vente donnée.

Chemin : Menu “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => “ChequesCadeaux

  1. Vous pouvez choisir une période ou non pour calculer le CA généré
  2. Indiquez ensuite le nombre de passage ainsi que le chiffre d’affaire minimum au dessus duquel le système va créer le chèque cadeau
  3. Vous avez la possibilité de sélectionner un magasin spécifique, laissez vide si cela concerne tous les magasins
  4. Définissez soit un montant soit un taux de remise qui définiera le montant du chèque cadeau (ex: 10 euros ou 10% de son CA)
  5. Enfin, vous avez la possibilité de sélectionner un client ou un pays ou une langue
  6. Vous pouvez enfin :
    • Visualiser l’édition des chèques cadeaux
    • Confirmer le lancement des chèques cadeaux

a. Génération des chèques cadeaux pour fidélisation clients

Vous pouvez générer des chèques cadeaux pour fidéliser vos clients en fonction d’une date de début et d’une date de fin, par % du CA ou en fonction d’un CA minimum. Il est possible de donner une durée de validité des cartes cadeaux et de les attribuer sur un ou plusieurs magasins.

Chemin : “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => ChequesCadeaux_Fidelisation

b. Émission des chèques cadeaux sur le lieu de vente

le système propose de créer une carte cadeau en fonction du paramétrage (ex: 2 passages et 100€ de CA ce qui offre 5% sur le CA).

Vous avez toutefois la possibilité de gérer des paliers. La gestion des paliers permet d’avoir une carte cadeau en remise ou en montant.

Chemin : Menu “Gestion” => “Paramétrage du système” => “Paramétrage des magasins” => Onglet “Paramétrage” => “Émission des chèques cadeaux sur le lieu de vente” ou “Émission des chèques cadeaux sur le lieu de vente par palier

Note :
L'émission des chèques cadeaux sur le lieu de vente par palier” correspond à accorder une remise (en % par rapport au CA) ou un montant fixe (en € par rapport au CA) en fonction d’un montant minimum dépensé par le client
  • Exemple 1 :

A partir de 50.00 € : 5.00 % de remise

A partir de 100.00 € : 10.00 % de remise

A partir de 150.00 € : 15.00 % de remise

  • Exemple 2 :

A partir de 50.00 € : 5 € de chèque cadeau

A partir de 100.00 € : 10 € de chèque cadeau

A partir de 150.00 € : 15 € de chèque cadeau

13. Émission des GiftCards sur vente

Pour cette opération, l’identification du client n’est pas indispensable.

Le système crée, à chaque vente, une carte cadeau au pied du ticket d’un montant (prédéterminé ou calculé selon le CA de la vente) dans le “paramétrage magasin” comme décrit ci dessous.

Chemin : Menu “Gestion” => “Paramétrage du système” => “Paramétrage des magasins” => Onglet “Paramétrage” => “Emission des GiftCards sur vente” ou “Emission des GiftCards sur vente par palier

Vous avez la possibilité de paramétrer un pourcentage à appliquer pendant X jours ou sur une période précise.

Si vous le gérez à l’aide des paliers, vous pouvez le faire en pourcentage ou en montant.

Enfin, il est possible de notifier le client de la création de cette carte soit par :

  • Email (ou se fait le paramétrage de des emails ?)
  • SMS (ou se fait le paramétrage des sms ?)

14. Génération des chèques cadeaux sur création clients avec EMail :

Suite à la création d'une nouvelle fiche client, activer la génération d'une carte cadeau si celui ci à renseigné son mail. Carte cadeau en montant ou % sur une période donnée.

Chemin : Menu “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => “ChequesCadeaux_CreationClients_AvecMail

  1. Cocher la case “Activer le lancement de la procédure de génération des cartes cadeaux”
  2. Renseigner soit le montant de la carte cadeau soit le % de la vente
  3. Définir le nombre de jour de validité
  4. Sélectionner les magasins concernés par cette procédure

15. VIP card :

La mise en place de carte VIP permet, d’affecter un taux de remise et une durée d’utilisation de ce taux à un client.

Lors d’une vente effectuée avec cette carte un SMS sera envoyé à la personne responsable de l’opération pour l’avertir (non obligatoire).

Si le client utilise ses propres cartes qu’il aura fait imprimer au préalable,elles doivent toutes commencer par #VIP# suivie de numéro ou de lettre (chacune doit avoir un code unique).

Chemin : Création des VIP cards : “Gestion” => “Activité commerciale” => “Affecter les VIPCARD

Dans le champ VIPCARD :

  • Bipez le numéro de la carte ou saisir un numéro.
  • Dans le champ Numéro de client :
  • Saisir le N° de la fiche client à associé et cliquez sur vérifier le numéro client qui permettra de visualiser le nom et le prénom.

Saisir ensuite le taux de remise et la date de fin de validité.

Renseigner ensuite le ou les numéros des personnes à prévenir.

Un compte SMS doit être actif pour l’utilisation de la fonction SMS.


16. Relance des clients ayant des cartes cadeaux qui expirent bientôt :

Cette fonction permet d’envoyer un SMS ou un email à vos clients qui disposent d’une carte cadeau.

Chemin : Menu “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => “Relance des clients ayant des cartes cadeaux qui expirent bientôt

  1. Renseigner l’email expéditeur (ex: contact@fastmag.fr)
  2. Vous pouvez renseigner le code d’un magasin ou laissez vide si cela concerne tous les magasins
  3. Renseigner les dates de début et fin de validité de vos cartes cadeaux
  4. Le système affichera alors tous les clients disposant d’une carte cadeau sur la période.
  5. Il existe alors 5 types de relances :
    • Relance par email uniquement
    • Relance par SMS uniquement
    • Relance par email en priorité puis SMS
    • Relance par SMS en priorité puis par email
    • Relance par email et SMS.
Attention
Vous devez créer un CMS nommé EXPIRATIONGIFTCARDEMAIL depuis Gestion => Paramétrage du système => CMS Fastmag pour le contenu de l’email.

Si vous envoyez un SMS, il vous faudra créer un courrier dont le nom est "GIFTCARD RELANCE SMS" depuis Chemin : Gestion => Paramétrage du système => Gestion des courriers.

17. Relance des avoirs et/ou cartes cadeaux par SMS

  • Il est possible de relancer un client X jour(s) après la date de création ou avant la date de fin de validité de sa carte cadeau.
  • Il est possible de relancer un client X jour(s) après la création d'un avoir.

Chemin : Menu “Gestion” => “Fichier clients et programme de fidélisation” => “Relance_ChequesCadeaux

Veuillez ensuite suivre les instructions indiquées sur cette page.


Partenaires :

Compteurs de passages

Vous pouvez identifier le nombre de passages de clients par jour, par magasin ou par heure.

Procédure :
Chemin : “Gestion” => “Etat de gestion” => “Statistiques de passage

Vous pouvez aussi calculer le nombre de passages ainsi que le taux de transformation.

Procédure :
Chemin : “Gestion” => “CA et marges multi-magasin



Fastmag Smartdisplay :

L’afficheur clients est divisé en deux parties pour véhiculer une double information. La première concernant la vente, la seconde comme support de communication. Il fonctionne avec un second écran connecté au terminal point de vente ou à un PC supplémentaire.

Procédure :

  1. Rendez-vous dans le programme de Fastmag “Disque C” > “Program Files” > “Fastmag Boutique.
  2. Lancer le programme “SmartDisplay.exe”
  3. Ouvrir ensuite le fichier “SmartDisplay.ini”
  4. Changer l’url pour afficher la page souhaitée

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