Comment tenir sa comptabilité ?

Tout le monde en parle sans vraiment savoir comment la définir, hormis les comptables. Fastmag revient pour vous sur cette fonction essentielle dans la vie de votre entreprise.

La comptabilité est une discipline qui, selon un ensemble de règles, organise les données financières d’une entreprise. Sa bonne tenue permet de fournir, en temps réel et de façon continue, un état sincère de ses finances.

Obligation légale

En vertu de l’article L123-12 du Code du Commerce, la tenue d’une comptabilité est une obligation légale, peu importe la forme juridique de l’entreprise. En effet, si cette dernière influence le nombre de documents à produire, elle ne dispense pas d’en réaliser.

Micro-entreprises

Les micro-entreprises (micro-BIC ou micro-BNC) bénéficient du régime simplifié. Elles doivent tenir un livre-journal de recettes et un registre d’achats.

Entreprises

Elles doivent tenir :

1. un journal de caisse,
2. un journal d’achat et de ventes,
3. un grand livre.

De plus, à chaque clôture d’exercice, celles-ci doivent produire :

1. un bilan,
2. un compte de résultat,
3. des annexes.

L’utilité de la comptabilité

Si elle est une obligation légale, la comptabilité est aussi un véritable outil d’aide à la décision et de pilotage.

Un pilotage constant du niveau de trésorerie

La comptabilité donne une vision 360 ° de la santé financière d’une entreprise : ventes, rentabilité, coûts, marges. Tous ces éléments recensés dans ses documents permettent ainsi de contrôler son niveau de trésorerie.

Un outil précieux d’aide à la décision

Grâce à une bonne tenue de comptabilité, une entreprise peut rationaliser ses coûts. En s’appuyant sur ses résultats financiers, elle peut en effet prendre les décisions stratégiques qui lui permettent d’augmenter sa rentabilité et ses performances : ventes, amélioration de la supply chain, stockage…

Selon son budget, un chef d’entreprise peut décider de tenir sa comptabilité et de ne déléguer que la réalisation du bilan de fin d’année à un expert-comptable. Il peut aussi tout externaliser. Voyons, les avantages et les inconvénients des deux options.

Comptabilité interne

Réaliser sa comptabilité en interne suppose d’enregistrer soi-même l’ensemble de ses pièces comptables, comme les factures, les RIB…

Cela exige :

• un excellent logiciel de comptabilité, à l’instar de Fastmag Négoce ;
• une gestion rigoureuse : un bon classement et bonne numérotation des pièces comptables ;
• un plan comptable adapté à l’entreprise et à son activité ;
  des mises à jour constantes ;

Ces efforts ne sont pas vains, car ils permettent à l’entreprise de réaliser de très sérieuses économies. De plus, son gérant est amené à connaître l’ensemble des fonctions de son activité. Si certains peuvent trouver cet aspect énergivore, c’est qu’ils ne disposent pas d’un outil tout-en-un qui permet à la fois de gérer l’administratif, la comptabilité et les ventes.

Externaliser sa comptabilité

Externaliser tout ou partie de sa comptabilité permet à une petite entreprise de sécuriser l’aspect légal de son activité, notamment dans le cadre des bilans de fin d’année. L’intervention de l’expert-comptable est cadrée par la lettre de mission établie entre l’entreprise et le professionnel. De la surveillance comptable élémentaire aux comptes annuels à la gestion de l’ensemble des tâches comptables, fiscales, juridiques et sociales de l’entreprise, tout est envisageable.

Cependant, cet important soutien a un coût. Ce dernier peut être particulièrement important selon les missions que l’on confie à l’expert qui peut facturer à l’heure, au forfait ou à la mission.