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Le guide du commerçant – Le logiciel de caisse

Comment bien choisir son logiciel de caisse ?

Si vous êtes à la recherche d’un logiciel de caisse, découvrez avec Fastmag les points essentiels à vérifier avant son achat.

Est-il nécessaire d’avoir un logiciel de caisse ?

Un logiciel pour caisse est non obligatoire, mais particulièrement utile pour enregistrer l’ensemble des ventes d’un commerce de détail, car il permet de fournir tous les justificatifs demandés par l’administration fiscale. Selon son niveau de fonctionnalités, il peut être un outil de gestion particulièrement efficace et générer des écritures comptables.

Si vous souhaitez doter votre point de vente d’un logiciel de caisse, sachez que ce dernier doit :

  • respecter la norme 2018 NF 525,
  • proposer certaines fonctionnalités essentielles, 
  • être pensé pour votre activité.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles à un logiciel de caisse ?

Un logiciel de caisse doit impérativement couvrir deux aspects de votre activité :

De fait, il doit permettre :

  • la saisie des articles et produits 
  • l’édition du ticket de caisse et du ticket Z
  • le choix du mode de paiement
  • une configuration personnalisée en fonction de l’utilisateur

Et, selon le modèle retenu, il peut aussi aider à :

  • la gestion de vos fichiers clients et fournisseurs dans le respect du RGPD, 
  • la gestion de vos stocks et des réapprovisionnements
  • l’analyse des ventes
  • la prise en charge des codes 
  • etc.

Quels sont les critères de choix d’un logiciel de caisse ?

Les logiciels de caisse se choisissent en majorité selon deux critères :

  • l’adaptation au métier du commerçant,
  • le prix.

Mais, comme nous l’avons vu précédemment, d’autres critères sont à remplir.

Le respect de la norme NF 525 et du RGPD

Depuis 2018, tous les logiciels doivent satisfaire à la norme NF 525 mise en place pour lutter contre la fraude à la caisse enregistreuse. Ils doivent également respecter le RGPD relatif au traitement des données personnelles.

Une simplicité d’utilisation

Pour optimiser votre gestion, il est important d’être doté d’un logiciel simple d’utilisation et parfaitement adapté à votre cœur de métier, c’est-à-dire suivant la logique de ce dernier. 

La sécurité offerte par le logiciel

La sécurité des données de vos clients et fournisseurs est également un point à ne pas négliger. Elle doit être placée au cœur de tous les logiciels et tiroirs-caisse pour assurer une grande sécurité des données de transaction, notamment grâce à un verrouillage par mot de passe. 

Le juste prix pour une qualité optimale

Le prix d’un logiciel de caisse se mesure à ses fonctionnalités, mais aussi et surtout, à l’ensemble des services associés, dont la maintenance, les mises à jour, la fourniture de l’attestation de conformité après chacune d’elles… C’est pourquoi il est nécessaire d’envisager le coût et le rapport qualité/prix de ce type de produit en intégrant tous les services associés et non uniquement sur le produit lui-même.

En résumé

Vos critères d’achat pour logiciel de caisse doivent être :

 

  • le respect des normes et de la législation,
  • les fonctionnalités offertes,
  • l’ergonomie du logiciel (demandez une démo à votre revendeur),
  • les services (mises à jour et maintenance)
  • le prix.