Le guide du commerçant

Caisse enregistreuse, obligatoire ou pas ?

Fréquemment, de nouvelles lois concernant les commerçants voient le jour et les obligations qui leur incombent se multiplient. Entre la tenue de la comptabilité, les déclarations fiscales, les obligations en cas d’embauche de salariés ou les formalités de gestion courante, il est facile d’y perdre son latin. Qu’en est-il des caisses enregistreuses, sont-elles obligatoires ou pas ?

La caisse enregistreuse, une obligation ?

Caisse enregistreuse

​En théorie, il n’est pas obligatoire pour les commerçants d’avoir une caisse enregistreuse. Toutefois, il s’avère bien souvent utile, voire nécessaire d’en avoir une. En effet, l’absence de caisse enregistreuse signifie que toutes les transactions sont réalisées manuellement. Les calculs se font sur la calculatrice et un carnet à souche fait office de ticket de caisse. Pour les entreprises ayant très peu de règlements en espèces et travaillant principalement avec d’autres entreprises (B to B), il peut être possible de s’en passer. En revanche, pour les commerçants, effectuant des ventes à des particuliers, c’est beaucoup plus difficile de faire sans.

 

 

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La certification, une obligation ?

On l’a vu, il n’est pas obligatoire pour les commerçants de se doter d’une caisse enregistreuse, mais elle s’avère bien souvent indispensable. En revanche, une obligation incombe aux commerçants qui utilisent une caisse enregistreuse : qu’elle soit certifiée. Plus précisément, cette obligation vaut pour les commerçants, assujettis à TVA, réalisant des ventes à des non assujettis à TVA, et enregistrant les règlements à l’aide d’un système de caisse.

Caisse enregistreuse certifiée

Une caisse enregistreuse certifiée signifie qu’elle doit répondre à 4 critères :

  • Inaltérabilité ;
  • Sécurité ;
  • Conservation ;
  • Archive.

En clair, les données enregistrées dans le système ne peuvent pas être modifiées. Si une opération doit être annulée, elle se fera par l’ajout de lignes, en plus ou en moins, mais les informations initiales ne sont pas changées. Les données doivent être conservées pendant 6 ans. Des clôtures périodiques de caisse doivent avoir lieu (tous les jours, les mois, les ans). Les données doivent être conservées de façon sécurisée, par exemple à l’aide d’une signature électronique.

Les autres obligations du commerçant en matière d’encaissement

Aucune obligation n’impose aux commerçants de se doter d’une caisse enregistreuse mais d’autres obligations doivent être respectées, qui seront grandement facilitées s’ils s’équipent d’une caisse enregistreuse : 

  • La remise d’une note détaillée au client en cas de paiement supérieur à 25€ (et peu importe le montant si le client l’exige) ;
  • La tenue d’un journal de caisse, aussi appelé livre de caisse. Il recense les entrées (paiement des clients) et les sorties d’argent (avoir, remboursement, paiement des fournisseurs, dépôt en banque) en espèces. Chaque opération y est enregistrée de façon chronologique et mentionne la date, le numéro de pièce, la description de la transaction, le montant HT, TTC et de TVA.

On comprend donc à quel point il peut être fastidieux, chronophage, et source d’erreurs de réaliser toutes ces tâches à la main, tâches qui seront ensuite retranscrites en comptabilité

En résumé :

    • Il n’est pas obligatoire de se doter d’une caisse enregistreuse ;
    • Si le commerçant choisit d’en utiliser une, elle devra être certifiée ;
    • Son utilisation s’avère utile voire nécessaire en termes de gestion.