À quoi sert l’inventaire ?

Chaque année, près de trois millions d’entreprises réalisent un inventaire physique et complet de leurs stocks, consigné par la suite dans le livre d’inventaire. Ce dernier est joint au bilan comptable. Est-ce une obligation légale ? Et quel est le sens de cette démarche ? Fastmag vous invite à découvrir les finalités de l’inventaire et ses astuces pour bien le réaliser.

Présentation de l’inventaire

L’inventaire d’une entreprise doit détailler et estimer les stocks et les en-cours. Il comporte ainsi :
– la liste complète des éléments composant les stocks et présentée par groupe de marchandises, matières et produits conformément à la classification des comptes,
– l’évaluation des existants réels.

Réalisé avant le 31 décembre, l’inventaire doit être consigné dans un livre d’inventaire. Ce dernier doit impérativement être présenté à toute réquisition de l’administration. Dans le cas contraire, le chef d’entreprise peut être lourdement sanctionné.

Sanctions encourues en cas de non inventaire

Si un chef d’entreprise fait le choix de ne pas réaliser son inventaire, dont le livre doit obligatoirement être joint au bilan comptable, il ne peut pas réaliser ses comptes annuels, eux-mêmes obligatoires. Dans ce cas, il ne lui est pas possible de déposer ses comptes annuels auprès du tribunal de commerce. Finalement, il s’expose à une amende de 9000 euros, comme le stipule l’article L241-4 du Code du commerce.
Par ailleurs, en cas de contrôle fiscal, il est très vraisemblable qu’il y ait un rejet de comptabilité avec tout ce que cela suppose en matière de responsabilité civile et pénale du dirigeant.

Ce que contient l’inventaire

De manière générale, un inventaire intègre :

l’aspect comptable (dettes, créances, biens mobiliers et immobiliers) ;
les éléments physiquement présents et stockés dans les locaux de l’entreprise (biens en cours de production, biens finis et prêts à la commercialisation, consommables — carburant, papeterie, etc. –, enfin matières premières et tout ce qui permet de produire).

En fin d’exercice comptable, le stock physique figure à l’actif du bilan.

Les contrôles obligatoires

Quand on réalise un inventaire, il est nécessaire de présenter tout ce que l’administration fiscale pourrait vous demander. Il est donc de contrôler :
Son existence
Son appartenance
Sa qualité et son niveau de rotation

Écrire une procédure interne

Idéale pour les nouveaux collaborateurs et les externes, cette procédure permet de détailler à la fois les difficultés d’exécution de l’inventaire et les solutions possibles. De plus, il est nécessaire qu’elle fixe certains points :

programme de réalisation,
nombre idéal de personnes par équipe de comptage,
formulaire de comptage,
zones de stockage
etc.

Organiser les stocks avant l’opération de comptage

Pour faciliter la tâche aux équipes de comptage, il est important de ranger les zones de stockage avant le début de l’inventaire, mais aussi d’étiqueter les articles. Les produits abîmés seront à placer dans une zone à part.

Recenser les marchandises de façon efficace

Il est essentiel de bien noter les références et les codes de chaque article à cette étape, mais également de procéder à un double comptage, d’où l’intérêt de faire des équipes de deux personnes. Les inventoristes ne transmettent la fiche de comptage au chef d’équipe que quand les résultats sont identiques ou après un deuxième tour de comptage.

Un gain de productivité non négligeable

Réaliser un inventaire demande du temps. Moins il dure, plus le temps dégagé à faire d’autres missions est important. Il est donc essentiel de bien le préparer et de le mener avec le plus de rigueur possible afin d’éviter les erreurs qui rallongent son délai de réalisation. Dans cet esprit, informatiser sa structure peut être un choix particulièrement judicieux.

Une optimisation de trésorerie certaine

Réaliser un inventaire demande aussi des moyens. Non seulement l’activité est interrompue durant la phase d’inventaire, mais elle peut aussi exiger le recrutement ponctuel de personnes extérieures. Il est donc essentiel de tout mettre en œuvre pour faire de cette obligation légale un temps utile et géré avec agilité.

Trois méthodes de valorisation sont possibles :

en adoptant le coût unitaire moyen pondéré (CUMP) qui divise le total des coûts d’acquisition par le total des quantités,
en préférant la méthode du premier entré, premier sorti (PEPS) qui ne retient que le dernier coût d’acquisition,
en ne gardant que le coût réel d’acquisition.

Pour conclure, si l’inventaire est obligatoire et peut sembler fastidieux, en adoptant de bonnes pratiques et de bons outils, il peut également être aussi une bonne façon de valoriser votre entreprise tout en optimisant ses process.